时间：2022-03-10 08:29:46
导语：在档案文化论文的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
（一）城建档案是城市规划工作的依据
城市规划是对城市各种要素、现状条件和基本特点等方面的动态变化进行全面、综合、科学的预测和设想，通过论证制定规划的方案，经审批后付诸实施。城建档案为城市基本建设提供了有力依据，不仅能缩短规划设计时间，也能大大缩短施工期，全面提高了工作效率。
（二）城建档案是城市建设工作的基础
城建档案是城市建设发展过程的真实记录，是长期和永久保存的资料，也是城市建设和维护工作必不可少的重要依据，为城市拆迁、修建、扩建工程各方面的工作提供大量真实准确的数据。合理地利用城建档案，能促进城市建设顺利有序的健康发展。
（三）城建档案是城市管理工作的凭证
随着城市的飞速发展，城市的现代化建设突飞猛进、日新月异。如今的城市地上高楼林立，铁路、道桥纵横交错；地下给排水、煤气、通讯、人防等工程管线密集如织。要对这些城市基本设施实施有效的管理与维护，就必须有完整、准确、系统的城建档案做依据。如在城市突发自然灾害和工程事故中，城建档案资料提供的可靠依据和凭证有着不可替代的重要作用。
（四）城建档案是编研工作的参考文献
城市建设档案的编研资料只有依赖于大量完整、系统、准确的原始城建档案，将相关信息逐一列出登记、汇总，编研工作才能顺利进行。在解决征用土地、地界纠纷等方面的问题时，城建档案是重要的法律依据，也是城建和规划部门重要的参考文献资料。
二、城建档案的特征与特点
（一）内容丰富，综合性强
城建档案从归档范围上看，有工程前期准备阶段形成的资料，如可行性研究、勘察设计等内容；有在建设过程中形成的材料，如施工技术资料、监理资料;有在工程竣工后形成的材料，如各个专项验收资料以及有关的照片、录像等内容。显而易见，城建档案的内容和范围是相当广泛的，且具有极强的综合性。
（二）归档周期长，连贯性强
建设工程从立项、规划、决策等先期准备工作经工程施工到竣工验收，基本上要经历一年甚至几年的时间。每一阶段形成的档案资料，既类别分明，又环环相扣，形成各自独立且相互联系的有机整体，从而真实、连贯、系统地反映出工程各阶段的建设进程。
（三）涉及部门多，资料来源广
城建档案工作不只是城建档案管理部门的工作，还涉及到城市规划、电力系统、给水排水、通信、环卫等诸多部门，其来源广泛，管理起来难度较大。除了上述城建档案自身具备的特点，作为科技档案的一部分，它还具有动态性、精确性等其他特点。
三、依法科学管理，做好城建档案管理工作
（一）牢固树立法制观念，加强城建档案管理
城建档案是城市建设发展历程的真实记录，是研究城市发展历史及发展规律的重要参考依据，是整个社会构筑现代化建设事业的坚固基石。所以，必须强化法制观念，科学管理，充分发挥城建档案作用。各职能部门要共同参与，齐心协力，使城建档案工作逐步走向规范化、制度化、法制化，更好地为改革开放和经济建设服务。
（二）抓好组织落实，建立有效档案管理网络
抓好组织落实是所有工作成败的关键。在工程的施工过程中，档案管理人员经常会发生变动，为使档案管理工作的具有组织性、连贯性，应建立一个与工程相对应的完整的档案资料管理网络。在这个网络中，最重要的就是要在建设行政管理部门成立综合档案室，城建档案管理部门派驻专人监督指导档案工作。
（三）全程跟踪和严格控制
在工程的建设过程中，通常会发生设计变更、项目增减交替进行等情况，为此，对工程档案资料的形成、积累、变化必须全程跟踪严格控制，进行有效地监督和检查，确保变更、修改或补充的工程资料有序、完整，使工程档案管理工作做到滴水不漏。
（四）按阶段有序归档
在工程开工前，就应把可行性研究报告、立项批复、用地规划、工程规划、勘察设计等相关资料收集、整理归档；在工程施工阶段，注意变更修改、技师事故记录、施工记录等技术资料的收集整理；工程竣工后，将完整的竣工图纸、各专项验收报告及上述阶段的档案资料统一立卷、归档。这样收集整理的城建档案就可真实、完整地反映工程建设的全过程，从而有效地为施工服务，也为工程竣工后各个主管部门的检查验收工作提供了系统可靠的依据。
四、充分发挥城建档案作用，促进其又好又快的发展
城建档案只有通过利用才能体现其价值，为了开发利用城建档案资源，充分发挥其作用，笔者认为应采取以下措施：
（一）充分利用城建档案资料汇编
城建档案资料汇编是以年度或专业类别为单位，依据城建档案资料内容进行的分类汇编，是现行城市基本建设管理的法规、规范标准的文集，是编制城建档案的联合目录，是揭示全市城建档案馆和各个城市建设管理部门档案室全部馆藏的大型检索工具。城建档案管理部门只有主动提供汇编，提供利用服务，才能真正发挥城建档案的作用，有利于实现城建档案信息的“资源共享”。
（二）主动提供城建档案信息利用服务
现代的档案利用服务，必须实现由被动服务向主动服务方式转变，采取多种形式、多种渠道向工程设计和施工单位提供城建档案中存储的设计理念、工艺技术等信息，以供参考。如在拆迁、改建工程中，可将已存档的地质勘察报告资料提供给施工单位，帮助其了解地质情况，这样可以节省重新勘测的费用，保证工程顺利有序地开工。
（三）积极改变城建档案利用服务方式
城建档案长期处于封闭、半封闭服务状态，必须向开放型、开拓型服务转变，面向全社会，为方方面面的城市建设提供档案利用服务。特别是在体制改革和对外开放的今天，开展国内、国际间城建档案学术交流活动，是促进城建档案科学技术发展的重要手段。随着技术市场的开放，城建档案作为科技信息的成果和载体，已带有商品的性质并具有商品价值。企事业单位之间可实现有偿的技术转让。这就进一步发挥了城建档案作为科技交流工具和实体的作用。
（一）档案信息化建设投入不足。
文化艺术档案资源开发利用的基础是档案工作信息化，这是“十五”期间一项战略性任务。档案信息化设包括硬件设施、软件建设、标准规范建设，特别是档案数字库建设，需要把传统载体的海量档案电子化，投入的人力、物力、财力不可低估，很多单位因为在资金方面欠缺，只能暂缓档案工作信息化进程，而这无疑也影响了档案资源的开发再利用。
（二）编研课题经费不足。
文化艺术档案编研工作是档案信息资源开发利用的重要方法，文化部门承担着本地区史志、地方志、三集成、名人档案以及非物质文化遗产档案的整理任务，每项编研课题都要经历选材、加工、编排、撰写等一系列工作程序，有时候需要组建一个专门的编写委员会，花上很长一段时间，期间却往往因为经费不足而陷入停滞甚至流产。
（三）数字档案室建设经费不足。
当前我们提出加快档案信息“三大体系”建设（档案信息资源体系、档案信息服务体系、档案信息安全保障体系），而这必然需要大量的基础设施投入，做好文件接收归档、传统载体档案数字化、数字档案资源整理、数字档案资源库建设都需要大量资金，网站建设、软件外包，队伍建设更是长期投资，而这些明显不是一朝一夕可以具备的，需要长期规划实施。
二、解决艺术档案资源开发工作资金问题的途径
（一）依法申请档案事业经费。
在正常“人头经费”的基础上，依法申请档案资源开发经费。根据《中华人民共和国档案法》中有关经费保障问题的规定，在每年度单位经费预算中充分考虑档案工作各项经费需求，包括硬件、软件以及基础设施建设等方面，报请财政部门同意拨款。
（二）争取信息化项目建设经费。
统筹规划艺档信息化项目建设，争取档案信息化建设经费。把档案信息化工作纳入单位工作长期目标，分阶段实施项目安排，逐步建立健全档案信息化标准规范建设，每年初确立档案工作信息化进程，做好经费预算保障以及专项经费申报，协同各部门有条不紊开展工作。
（三）积极争取专项课题资金。
在免费开放的背景下，在建设公共文化示范区的过程中，要努力做好艺档为人民服务的工作，积极争取专项课题资金；在城市重大文化项目建设上，要把档案建设经费考虑进去；在社科联课题研究中，前期确定艺术档案创研项目，争取专项课题资金。
（四）用编研成果换取经费。
根据艺档工作的实际情况可知不可能完全靠行政部门出钱补贴，艺档的作用和地位很容易被领导“轻视”，大家应该转变思路，用编研成果去引得领导重视，让编研成果换取奖励经费，促进艺术档案的开发利用。成果可以是图书，可以是音像制品，也可以是带有档案特色的文化产品，让这样的成果发挥商品价值，满足特殊人群的文化需求，进而收获创研投入资金。
（五）创特色品牌争取财政支持。
文化部门仅靠自身很难大规模开发档案资源信息化项目，如果创立自己的文化特色品牌，就有可能得到地方财政的鼎力支持。譬如2011年，慈溪市文化馆就依靠地方特色项目“慈溪农民画”，争取到宣传部的专项资金，31幅具有浓郁乡土气息的作品在波兰华沙维斯瓦大学展出并被收藏，这也是档案信息资源开发利用的成功范例。
（六）市场化运作寻求合作资金。
档案资源开发利用工作的发展前景，呈现社会化多方合作的趋势。在市场经济的大背景下，艺档的开发利用也要尝试走市场化路线，寻求各馆之间、不同行业、多部门的纵横联合，开发丰富的系统文化产品，把档案信息资源转化为有形的特色文化产品，在市场化背景下形成产业链，获取经济和社会效益的双丰收。
三、结语
1.1档案是企业文化建设的基础和依据，并服务于企业文化建设。
档案记录着企业的成长，是企业发展的历史长卷，记述和反映了企业文化建设的历史，包含着企业发展过程中做形成的价值观念、经营哲学和拼搏奋进的精神取向，而这些都是企业的文化建设的前提和依据。企业档案的有效管理为企业文化建设提供了大量的历史文献和各种有效资料和素材，可为新时期企业文化建设提供借鉴和依据，同时营造了浓厚的文化氛围并树立了了企业良好的形象。而企业文化也是以档案为依托，企业文化以档案形式为表现，档案多年的文化沉淀形成了企业文化，可以说，企业文化的建设离开企业档案管理是无法完成的，二者相辅相成，相互促进。
1.2企业文化的发展也影响着企业档案收集整理和鉴定工作。
企业文化作为整个企业的精神和灵魂所在，体现了企业的个性特征和独特魅力，是企业管理活动的重要组成部分，指导着企业发展的方向。企业档案是企业文化的组成部分，其存在价值在于满足企业的发展需要。随着企业的不断发展，企业文化也会随之不断地完善，企业文化所体现出的价值取向的改变和发展也影响着档案管理工作，也就是说企业文化若发生变化，企业员工受到企业文化的影响，在收集和整理企业档案过程中，对企业档案在收集管理和主观鉴定，也会随之发生相应变化。
1.3二者对企业的发展有着相同之处。
企业档案管理和企业的文化建设都共同服务于企业管理工作，是企业管理工作的组成部分，他们共同致力于引导企业员工形成积极的价值取向，共同影响着企业的决策方向，对企业的发展有着推动作用。
2档案管理对企业文化的作用和功能
2.1档案管理工作促进了企业文化发展，企业档案在企业的文化建设中体现了重要的价值和作用。
首先，企业档案记录了企业发展的成长史，是企业发展历程的载体。它以文字、图片、影响资料等呈现着企业成长的点滴，是企业可持续发展的重要资源和精神财富。其次，企业档案突出了企业文化与众不同的特色，使企业文化个性的塑造更具针对性。每个企业的发展，都有着自身与众不同的发展过程，档案沉淀着不同企业的不同的文化精髓，继承者本企业的优良传统，因此，各企业文化形成也各具特色，可以说企业的个性设计和形象塑造都离不开企业的档案工作。最后，企业档案为企业员工的文化教育培训工作提供教材。档案，取其精华去其糟粕，包含大量的历史知识，是企业宝贵的精神财富，企业档案最真实的记录了企业在发展过程中的相关资料，如企业财务、材料工艺、经营状况、文化建设等等重要内容，为企业对员工培训和教育提供了必要的教材资料。也提高了员工的综合素质，调动了员工的积极性，增加员工对企业的热爱。
2.2企业档案与企业文化具有相同的功能，他们工作服务于企业管理工作，是文化与经济结合的产物，共同组成企业的精神文明建设
企业档案对企业文化具有以下功能：a.导向功能，档案工作收集之际便取其精华，择取积极价值观资料，将职工引导到企业的发展目标上来，因此企业档案对企业文化具有导向功能。b.约束功能，企业档案是企业文化的一部分，是企业的一种无形的文化力量，企业档案的收集影响着企业文化的建设，并影响着企业的价值观、行为准则、道德规范等，企业档案和企业文化共同约束着员工和公司的行为。c.融合功能，档案管理的收集工作，会将符合公司价值观的信息搜集起来，使之融合，共同体现企业文化，同时融合职工的思想、行为，使之达成共性。d.凝聚功能，档案工作推进企业文化，得到员工认同并凝聚人心，团结员工，使员工有归属感，从而使员工团结一心，共同为企业发展而奋斗。e.辐射功能，企业档案使企业形成不同的企业文化，对外则代表不同的形象，并使其对外部有一种辐射力，既树立了自我形象，又对整个文化建设产生了极大的影响。
3如何有效发挥企业档案管理在文化建设中的作用
首先，做好档案的收集工作，企业档案的收集和累计是档案管理的最基础工作，也是企业档案发挥作用的前提条件。档案的本质属性是它的原始记录性，内容则是它的文化性，档案资料要求真实、丰富。其次，规范档案管理，改变传统的档案管理观念和工作方式，增强管理人员的管理意识，重视企业各种档案管理技术的开发利用，加强档案的信息化管理，要充分利用当达的电子信息技术，提高管理效果和工作效率。积极引进专业的档案管理人才，加强对档案管理人员的培训，提升档案管理工作人员的素质，使档案管理工作更专业化。最后，要定期的反馈工作，定时公开企业档案。使其自身不断完善，档案部门有必要定期对自身工作进行反馈，而企业是由每一个员工的辛勤劳动构成的，因此员工有权利了解企业档案的内容。要加强企业档案工作的透明度，是企业的每一个员工都能定期的了解到企业档案和企业的发展状况。员工在了解的相关信息后对企业的信任度加强，工作时会更加努力。此外，档案的管理方法也应当与时俱进，开拓创新，并始终坚持以人为本的原则，在对大意义上实现档案管理工作对企业经济发展和员工利益最大化服务。
4总结
1学校档案与文献管理的特点
1.1学生信息档案数量巨大
学校的档案大多数都是以纸质形式进行保存，而且即使有电子档案也依旧以纸质为准。规模较大的中高等院校的档案管理工作中，有很大一部分是学生、教职员工的人事档案，另外则是各类资料、图书。中等学校每三年就毕业一批学生，而高等院校与较大的中高职校动辄就是数千人的在校生规模。因此，学校需要保存的学生档案的数量巨大。综合类的高校以及较大规模的高中等学校，基础教育与专业教育对教育资源的需求量也十分巨大。
1.2档案及文献的重要程度高
规模较大的学校，比如一些高等院校保存的档案的重要程度都很高，尤其涉及学历档案与科研资料。当前虽然教育部也有电子数据可以查询学历信息，但是一旦学历学位证书遗失，最终回到学校补办时，还是要以学校存底的档案信息为依据。而高等院校中还保存有大量重要的科研信息，包括硕博士的论文原本、科研项目资料、科研成果等，因此更是不容有失。
1.3重要文献资料使用频繁易破损
学校的文献资料主要集中在图书馆，尤其是高等院校，其图书馆的藏书规模往往很大，老牌院校还保存着一部分数十年甚至上百年历史的珍贵文献和图书。当前中学以下的学校图书馆基本是完全开架，学生们能够随意借阅，不过多数都是较为常见的普通书籍。高等院校图书馆则采取开闭架并行与研究层次权限分级的方式。不过，纸质的重要文献还是直接借阅，因此依旧容易使之破损。
1.4档案与文献查阅不便
由于档案与文献的数量巨大，为了有序保存与整理，往往需要一套复杂的分类与存放管理制度。因此在查阅时，往往需要耗费较多的时间进行查找。而直接借阅纸质档案与文献，当归还时需要重新入库，又需要逐册进行归类，一去一回十分繁琐，不仅查阅者不便，还需要档案管理人员大量的精力。
2档案与文献信息化管理系统概述
国家在1997年召开了全国第一次的信息化工作会议，并于2006年以后开始全面大力推广，其信息化管理体系主要是包括以下几个方面的内容：
2.1档案及档案信息数字化
将借阅频率高、信息量大、重要程度高的纸质档案进行数字化保存与借阅。主要还分为两个方面，即人事方面的档案信息和教育科研方面的文献资料。人事档案如教职工履历信息、职称信息、毕业学生的学历、学位信息等；教育科研方面的文献资料包括利用率极高的通识基础教育书籍、专业书籍、科研资料、科研成果、论文等。数字化的形式有多种，常利用扫描技术、计算机图形文字处理技术等将纸质档案转化为电子档案存储。档案资料进行数字化后，还必须将档案资料的信息进行数字化，即建立目录与索引，才能将体系完善。
2.2档案文献管理的自动化
主要的方式是建立档案数据库，方便人事档案信息的查询、传输、存储。现在已经建立较完善信息化档案管理系统的学校，一般是利用数字图书馆与档案数据库的形式进行自动化管理实现查询、借阅的自助化。数字图书馆一般只在校内可用，为了防范社会上的破坏与恶意利用，一般配合权限、账户与登录线路的限制。利用计算机搜索技术，实现快速查询，利用VPN通道等实现安全下载与上传，配置专门的服务器进行数据的存储。
3当前学校档案文献信息化管理中存在的问题及对策
3.1管理制度落后
当前，有不少学校，即使已经引入了信息化管理系统，仍然采用陈旧的管理系统，多数情况下还采取传统模式与信息化体系并存的方式，尤其是借阅登记等管理，纸质登记与电子记录并存，常常发生两者不符的现象。因此，应该在管理制度上，将能够信息化的手续实现信息化的管理。
3.2管理人员计算机技术水平较低
利用信息化系统进行档案的管理，要求具备一定的计算机技能，比如熟悉电脑数据库软件的操作，维护人员更要有信息安全与计算系统维护方面的专业技能。同时，他们还应该具有较高的职业操守，对待档案管理的工作能够认真细致、耐心谨慎。不过，当前多数学校数字化图书馆与档案数据库依旧是原来管理传统档案的人员进行管理，计算机数据库技能上普遍偏低，难以发挥信息化系统管理上的优势，而且在信息安全上存在一些漏洞。
3.3缺少通用性较强的数据库系统软件
1.1各级部门对计划生育档案管理认识不到位
各级部门对档案管理没有给予足够的重视使其成为形式上的工作。往往是领导下达命令下级部门执行但是后续工作无人问津工作质量无人监察。这种问题造成计划生育档案管理的滞后无发展、无创新成为一潭死水。
1.2档案内容不真实
由于管理不严谨下级工作不认真常常造成档案丢失、错误、遗漏。为了达到档案要求标准编造数弄虚作假据使资料不真实。
1.3工作人员技术水平低
现在从事计划生育档案管理的工作人员肩很多没有接受过相应专业的培训,使档案管理成为一项人人都能干的工作。
1.4管理制度不健全
计划生育档案管理的要求并不是很高加上计划生育发展的每个阶段对档案整理的质量要求不一样使目前的管理制度缺乏规范化统一化。没有统一的档案号、目录号段有规范的案卷题名特殊案卷没有标记等等造成计划生育档案比较混乱。
1.5数据库建设水平低
已经建立的数据库纸质资料过多查找不方便,电子数据库长期不更新降低了工作效率。
2.计划生育档案管理的创新
创新是根本肩创新才能有进步。创新是一个民族进步的灵魂是一个国家兴旺发达的不竭动力要发展就要有创新档案事业也是如此。计划生育的档案管理工作应当不断创新,并且只有不断创新才能使档案事业适应和服务于社会跟上当今和未来世界发展的步伐适应社会主义市场环境对档案工作的需要。在工作实践中不断的提高自身的适应性从而更好地为社会服务,并在今后的发展中更好地适应社会主义市场环境。各级部门应加大对计划生育档案的管理,认识档案管理在计划生育工作中的重要性。全面提升工作人员知识素质和业务素质定期组织工作人员学习档案管理相关专业知识确保工作质量、提高工作效率。可以对资料进行科学地采集并熟练掌握计算机收集、整理、鉴定、著录的操作。能够在工作中发现问题并解决问题肩创新的意识与观念。
3.计划生育档案管理数字化势在必行
3.1档案信息时展的要求
首先计划生育档案管理数字化、网络化是提高档案的管理效率的有效手段。档案信息网络化的利用,为计划生育档案工作提供了极大的便利。其将计生档案工作推进了一个崭新的工作环境使计生工作的开展进入了良性循环之中。其次档案数字管理化为计划生育档案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。档案数字管理化可以将档案及时归档为使用者提供便利。
3.2计划生育档案信息数字化是计算机大量应用于计划生育管理的必然结果
计划生育工作需要查阅和建立工作地区范围内所有人员档案和户籍档案计算机网络化管理的出现使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境并伴随着应用的普及而演变为一种工作方式。
4.计划生育档案管理的数字化
计算机现代化的标志将计算机应用于档案管理中不仅可以提高工作效率同时还可以提高工作质量、节约成本。档案管理的数字化将成为未来计划生育档案管理的发展方向。首先建立全国统一的计算机档案管理软件整理以前积累的档案将其按照软件要求分类录入做到格式统一、规范、准确率高。这样方便数据的储存以及各部门间的数据传送。其次建立统一计算机数据管理制度根据档案的重要性、利用率以及价值进行分次著录。首先录入反映问题单一或查考价值不高的档案其次录入同一内容的档案最后录入反映问题复杂的文件或一些重要文件。
这一点主要从档案管理人员的角度出发，就如何提高档案管理人员的工作责任心，帮助档案管理人员明确工作任务等问题提出解决方案。档案管理工作是推进社会发展的重要因素，是单位寻求进步和发展的需要，是单位或部门日常工作的一部分，是衡量工作人员的职业素质，是企业或个人发展历程的记录，也是评价个人素养的依据。档案管理工作的规范化，既可以满足档案工作在现代社会发展的需要，也可以为决策者在制定工作规划时提供详实的资料，帮助决策者做出科学合理的适合单位长期使用的发展规划。同时，档案也是决策者了解单位现阶段发展状况，总结以往的经验教训，了解各人员的综合素质，改进发展规划，调整工作结构的重要依据。目前，规范档案管理工作，可以起到促进市场经济发展，提升单位形象以及增强企业市场竞争力的作用。因此，在我国经济市场的经营形式面临着严峻挑战的条件下，如何有效地发挥档案管理工作的作用，提升其社会功能和价值，完善档案管理的工作方式，真实地反映单位的具体情况尤为重要。
2现阶段档案管理工作建设中存在的主要问题
随着信息技术的不断发展和网络时代的来临，档案管理作为一种传统化的工作，已经慢慢淡出了人们的视线，造成大部分人都形成了档案管理工作不重要的认知，认为这是一个可有可无的工作。这一现象的出现，一方面是因为大多数人不知道档案管理工作的具体内容和作用，在了解度和认知度上存在误区；另一方面是由于档案管理人员素质不高、职业素养较低，在对档案管理这一工作没有足够的重视，缺乏责任心和职业道德素质，工作不认真、做事马虎，没有敬业精神的奉献精神，对待事情敷衍了事，对于专业知识的掌握少，造成档案管理无法发挥出其应有的积极作用。因此，需要单位领导者从根本上给予高度的重视，不断改进管理模式，完善管理制度，对管理人员严格要求，强力清除影响档案管理工作进步的毒瘤，防止档案管理观念继续弱化。
3新形势下档案管理工作规范化的主要方法
3.1完善档案管理工作的规章制度要想更好地规范档案管理工作，首先应该使档案管理的基础工作稳定可靠，这不但是档案管理工作法制化的要求，也是提升其科学化、合理化、规范化的保证。虽然我国政府针对档案管理工作颁布了一系列的法律，保证了档案管理工作发展的基础不动摇，也为档案管理在收集、整理和管理等过程提供了有力的帮助。但随着社会的不断发展、档案管理工作的进步、管理设施的不断优化以及档案种类的不断增多，档案管理的方法也需要改革创新、与时俱进。要求档案管理的工作人员必须存有忧患意识，工作上有紧迫感，不断学习相关知识以提高自身的职业素养，加强法制教育，帮助管理人员明确相关法律法规，保证其工作行为的合法化。单位领导者应该不断完善制度建设，从单位档案管理工作的实际出发，因地制宜，制定出一套行之有效的管理办法，最大化地发挥档案管理在社会发展中的作用。
3.2制定出符合时展要求的档案管理方案现阶段属于信息技术高速发展的信息时代，随着计算机技术的普及，网络被广泛地应用于人们的生产生活中，这就为档案管理工作在新时代的继续发展带来了巨大的挑战，如何做好新时期的档案管理工作以及如何推动档案管理工作的创新发展是管理人员现阶段的首要达成目标。这就要求管理人员要结合以往的工作经验，分析并归总出工作的特点，提高管理者的服务质量和知识储备量，加强管理人员的专业技能和管理能力的培训，以现代化的管理方法取代传统的管理方案，以机器归整取代手工操作，提高档案利用率，实现其价值。但是，网络信息也具有一定的不安全性，这就需要管理人员要加强日常的管理、鉴定和保管等相关工作，保证档案的完整性和真实性。
3.3采用科学的管理方法，提升档案管理职能档案管理工作是为了国家和社会服务的一项工作，加强档案管理工作，可以推进国家的经济建设和社会发展的进步，并且对于企业来讲，优秀的企业管理者可以通过档案来把握市场经济的基本活动规律和发展方向。档案管理工作的管理内容就是档案，而档案具有被利用的价值，这同时也是档案管理工作存在的价值，作为档案管理工作者，只有做好合理开发，有效利用档案的价值，才能够更好地完成本职工作。因此，档案管理者应该掌握科学的管理方法，学习先进的档案管理技术，以科学的方法和先进的管理手段来完成对于档案的收集、整理、保管、鉴定等一系列工作，平时在工作中，要明确工作条理，掌握工作重点。例如，档案管理中最基本的编目、检索等工作，虽然只是档案管理的前奏，但如果完成的良好，则可以让后续工作进行得更加顺利；对于一些利用价值比较高的档案，应该复制、备份，且原件不得外借，保证档案的安全性。同时，档案管理人员也应该结合本单位实际的工作情况，对于档案管理工作中不完善的地方及时地改进，更正管理错处。
4结语
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关键词] 文书档案；电子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。
1 文书档案电子化的理论基础
（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。
（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。
（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。
（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。
2 文书档案电子化的管理办法
（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。
（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。
（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。
关键词：档案知识发现公安数据库
在当前的社会转型期，社会治安形势日益复杂，突出表现是犯罪率明显上升，新型犯罪不断涌现，大案、要案层出不穷，犯罪的滋生速度快速递增。这一严峻形势使公安机关面临着极大的压力，而公安机关档案管理信息化建设，对于警务创新、提高执法效率、更有效地打击与制止犯罪具有不可估量的作用。档案工作是公安工作的一个重要组成部分。随着社会日益进入信息化时代，公安档案作为一种重要的信息资源，在公安机关打击各种违法犯罪活动、维护社会治安稳定的过程中，发挥着越来越重要的作用。改革开放以来，党和政府高度重视档案资源的管理和利用，公安机关的档案工作取得了很大进步。但是，我们也应该看到，由于种种原因，目前的公安档案管理工作还存在一些问题，应在实践中努力解决。
1公安档案信息化的现状
目前，公安部正在实施金盾工程，大力进行信息化建设，从而使公安机关的档案存储方式发生了根本变化，由纸质档案转变为电子档案。各地各警种分别建设了各自的数据库来存储相关的档案信息，不仅刑事案件档案资料(包括犯罪痕迹物证、被盗抢车辆或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民户籍、旅馆流动人口、出入境人员、在逃人员、重点监管人员、机动车、驾驶员、道路交通、消防管理等档案资料都以电子档案的形式加以存储，并在维护社会治安、打击犯罪等工作中发挥了重要作用。如根据在逃人员数据库进行网上比对来抓捕通缉犯，极大地提高了抓捕效率。
另一方面，由于公安档案信息系统建设中存在以下问题，警方目前只能从这些档案信息中进行简单查询和统计汇总等工作，从而制约了档案信息效能的发挥，阻碍了警方工作效率的提高。
1．1各警务数据库彼此缺乏联系，警方各部门间的档案信息不能共享。刑侦、治安、户政、消防、边防、交通等各部门分别投入大量的人力、物力、财力建立了自己的一套信息网络，然而由于种种原因，这些网络未能有效互连，导致档案信息不能在数据库之间互相贯通、共享，以致形成了一个个的“信息孤岛”。
1．2警务数据库中档案数据的异构性问题突出。各地警方一般根据本地财力等条件进行金盾工程建设，信息化的标准、水平不一。目前各警务数据库中档案信息的种类繁多，且信息标准、信息存量、运行方式乃至软件版本等也都存在着一定的差异，兼容性不强，成为制约档案信息共享的一大障碍。
1．3许多公安应用软件不能充分满足业务需要。表现在软件开发环境不成熟，功能比较单一、运行不稳定，时常造成档案信息丟失、泄密，甚至贻误正常业务工作：有的公安机关投入了巨额资金建设信息网络，却因应用软件不配套，只能进行简单的档案文件传输，从而使整个系统的运行效率很低。
2知识发现技术对公安档案信息化建设的意义
不可否认，公安档案信息化建设取得了巨大成绩，各警务数据库已存储了大量的档案信息。能否充分发挥这些档案信息的作用，是衡量公安档案信息化建设成效的重要标准，也是提高警方工作效率的关键。如果将知识发现技术应用于警务数据库系统，则能从海量的档案数据中自动发现令人感兴趣的知识，如自动发现原本需经领域专家分析才能得到的案件线索等，从而为警方进行科学决策提供必要的支持，这对于提高公安档案的利用效果和警方工作效率，进而提高公安档案信息化建设水平都具有重要的意义。知识发现技术的作用具体体现在以下几个方面：
2．1在案件侦破方面，总结各类案件的发生规律，预测未来的防范重点，指出可疑人的特点，划定犯罪嫌疑人的范围，对案件进行串案并案，为案件侦破提供侦查方向和线索。
2，2在交通管理方面，监测路面状况和交通流量，总结交通事故的发生规律，及时制定对策，有效疏导交通，以及减少交通事故的发生。
2，3在警力配置方面，科学、合理地安排警力，以应对突发事件：在消防调度决策中对人员、车辆配置、水源安排、最佳路线选择等提供最佳方案。
3知识发现技术发展与应用概况
数据库中的知识发现(Knowl-edgeDiscoveryinDatabases，KDD)，又称数据挖掘(DataMin-ing,DM)，是从海量的档案数据中提取出需要的知识的技术，当今的世界正处于一个“数据爆炸”的时代，但是要从浩如烟海的档案数据中获取真正有用的或感兴趣的知识却非易事，即所谓“人们被数据淹没了，却饥饿于知识”，于是数据库中的知识发现(KDD)技术应运而生。KDD一词首次出现在1989年8月由美国人工智能协会组织的第11届国际人工智能联合学术会议上，此后，KDD研究吸引了越来越多的研究者。近年来，国内外高校以及IBM、Microsoft、NASA等公司、机构竞相投入大量资金以推动KDD的理论和应用研究，众多企业也正在或将要实施以知识发现为基础的商务智能项目。一个著名的例子是美国加州WalMart超市对长期积累的顾客购物档案数据进行数据挖掘，结果发现购买纸尿布的顾客通常也会购买啤酒。经进一步调查发现，这一地区的不少已婚男子常在下班回家的路上帮太太买纸尿布，顺便会买一些啤酒，于是销售主管立即进行货架调整，将纸尿布和啤酒的货架摆在一起，并在附近摆放了许多佐酒的小食品，结果几种商品的销售量都显著上升。
在警务领域，美国警方使用通用或商务数据挖掘工具，已实现了对知识发现技术的初步应用。如FBI将MicroStrategy商业智能平台的报表及分析软件应用于反恐及调查工作，以及警方将地理信息系统(GIS)与犯罪信息中心(NCIC)相结合，从中发现犯罪线索、总结发案规律和进行犯罪预防等。
我国警方现已初步建成了一些警务档案信息系统，但目前这些系统并不支持真正意义上的知识发现任务，国内在警务领域对知识发现技术的研究离实际应用尚有相当远的距离。
4实现警务领域知识发现所要解决的关键技术问题
知识发现研究的发展趋势是强调面向领域、面向最终用户和面向实际应用，在警务领域应重点研究解决以下问题：
4．1数据仓库和元数据技术。通过运用数据仓库技术来集中各个孤立的数据库中的数据资源：通过元数据来管理异构的数据，最终可实现各部门的数据共享。
4．2适合警务应用的数据挖掘技术和算法。特别是能够适应不同数据质量和融合语义的知识发现算法，在知识发现中对新技术的应用，以及分布、并行算法的设计与实现等是决定知识发现质量的关键。
关键词：档案信息化；理论体系建设；时机；措施
档案事业的发展，为了能够科学管理，则信息化建设作为其重要的前提条件，同时也是档案功能进一步拓展的重要路径。特别是在当前践行科学发展观的新形势下，通过加快推动档案管理信息化，有利于促进社会主义和谐社会的建设进程，为档案事业的快速发展奠定良好的基础。目前我国档案信息化建设还处于较低的水平，这就需要我们在档案工作中要不断的强化理论和实践研究，以科学性作为重要依据，从而确立档案信息化建设的目标、任务和方法，确保更好的推动我国档案信息化建设的健康、有序发展。
1档案信息化理论体系建设的时机
当前档案信息化建设过程中会受到较多因素的影响，从而导致档案信息化建设过程中存在着各种各样的问题及矛盾，这就需要不断的积累经验，以科学性作为重要依据，进一步对档案建设工作进行完善。特别是当前档案信息化建设的时机和条件越来越成熟，构建档案信息化理论体系具备了多种发展机遇，因此需要抓住这一有利时机，更好的推动我国档案信息化建设的进程。
1.1需要具备条丰富的经验，同时还要明确档案建设的目标、任务及标准
在构建档案信息化理论体系过程中，各级档案管理部门需要加强工作经验的积累，制定完善的档案信息建设的目标、任务和标准，进一步明确档案信息系统的内容。在国家信息建设工程中，需要相关建设部门能够给予更明确的引导，确定档案信息化建设的主要方向和基本目的，只有这样才能确保档案信息建设理论系统的科学性和合理性。
1.2各级档案管理部门具备技术推广与人才技术优势
各级档案管理部门在不断发展过程中，充分的与自身的实际情况进行结合，在档案信息技术及人才培养方面积累了丰富的经验，档案管理人员队伍整体素质有了较大程度的提升，这为档案信息化理论体系建设提供了重要的人才保障，档案信息化理论体系建设有了人才和技术上的优势，有利于建设工作的顺利推进。
1.3档案信息资源的综合利用
随着社会的快速发展，在当前档案信息化体系构建过程中，不仅具备了宽松的环境空间，而且信息技术十分成熟，发展速度较快，这在一定程度上促进了电子政务的发展，档案信息资源综合利用的能力不断增强，这对档案信息化理论体系的建设的未来的发展起到了非常好的促进作用。
1.4档案信息化体系建设模式创新与发展
在当前社会和经济快速发展的新形势下，传统的档案信息建设模式越来越无法跟上我国信息化建设的步伐，不利于当前各级档案馆业务能力的巩固，因此需要进一步加强档案信息化理论体系建设，加快开发与档案信息资源有效的能力，对信息建设过程中的服务渠道建设内容进行拓宽，努力提升档案信息服务水平，确保档案信息化体系建设模式的创新，使其保持良好的灵活性，为其长远发展注入新的活力。
2档案信息化理论体系建设的措施
2.1将档案信息化实证研究与档案信息化理论研究有效的结合
目前,学术界对建立档案信息化理论体系的总体阐述过于单薄、零散,大多采取“概而述之”的研究模式,显得零散杂乱、单薄乏力、歧义频出、难以把握。事实上,建立与完善档案信息化理论体系,必将受到我国现阶段的基本国情与档案信息化实践发展两方面因素的制约影响,也决定了建立档案信息化理论体系将面临着两条不同的研究途径:一是侧重于我国档案信息化实践过程中存在问题的实证研究;二是侧重于我国档案信息化发展前景的理论研究。对此,在档案信息化理论体系建设过程中,应当有明晰认识与基本抉择:必须从档案信息化理论体系与档案信息化作用实效相结合的思维角度出发,兼顾二者的有机结合,以我国基本国情实际为主。
2.2需要档案理论和业务方面的工作人员和信息技术专家的共同努力
在档案信息化理论体系建设过程中，由于对技术具有较高的要求，因此需要档案理论工作者要在工作中与档案业务工作者及信息技术专家有效的进行合作，充分的体现出档案信息技术专家的主导地位，特别果对信息技术专家的聪明才智及主动精神进行突出，并将其作为档案信息化理论体系建设的重要内容之一，因此需要加大力度培养档案复合型人才，使其能够更好的胜任档案信息化理论体系建设工作，更好的促进档案事业的健康有序发展。
2.3需要各级政府部门的大力支持
国家需要在制定信息化政策时给予档案信息化理论体系建设给予必要的倾斜，同时还要加大人力、物力及财力上的投入力度，各级政府需要为档案理论和业务工作者及档案信息技术专家提供良好的工作环境，为档案信息化理论研究提供经受实践检验的机会。建立健全信息化建设的基本方针，使其不仅能够与当前我国的国情相符合，而且能够与发达国家档案信息化理论成果具有良好的衔接，确保档案信息化理论体系具备良好的导向性、综合性和可操作性，在各级政府部门的大力支持下更好的推动档案信息理论体系的建设和发展。
2.4进一步完善组织体制和决策机制
在建立档案信息化理论体系的实践过程中,各级政府业务主管部门,要注意逐步培育在档案信息化理论指导下进行档案信息化实践的组织体制和决策环境:一方面,在建立档案信息化理论体系过程中力求做到档案信息化建设要有新认识、档案信息化规划要有新思路。结合档案信息化管理、业务、技术等规范的制定与实施,坚持用档案信息化理论指导档案信息化实践。另一方面,在建立档案信息化理论体系过程中力求做到档案信息化推进要有新体制、档案信息化执行要有新举措。
在当前新形势下，建立健全档案信息化理论体系建设，这不仅是档案事业建设过程中的一项重要内容，而且是促进我国科学发展的重要保障，因此各级政府及相关主管部门需要在档案信息化理论体系建设上要具有全局性观念，从战略角度出发，充分的调动各方面的资源和有利条件，进一步提高档案工作者的综合素质，为我国档案信息化建设水平的提升起到积极的推动作用，确保我国档案事业的健康、有序发展。
作者:李丹 单位:齐齐哈尔市公共资源交易中心
参考文献
[1]王波.浅议影响档案信息化理论体系建设的几个问题[J].黑龙江科技信息,2011，9，15.
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