机关公文写作培训方案

导语：在机关公文写作培训方案的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。

第1篇

这种状况显然不符合课程的教学目的,不符合培养合格应用型人才的专业目标要求,面对不断变革的新形势,《文书与档案管理学》课程内容以及教学方法,必须进行改革和创新,才能适应社会不断发展的需要。

一、实现教学观念的转变

改变《文书与档案管理学》传统的教学观念,实现既要重理论教学又要重实践教学的转变,注重结合实际,不断创新,从培养学生的综合素质入手,介绍分析国家机关和社会组织的各种文件现象,档案信息资源的利用,传授公文写作与处理、文档一体化管理、档案检索利用的有关知识。教学过程中应密切关注现实工作的影响与发展,应该让学生了解掌握文件和档案管理领域最新的动态、资料和国家有关法规、条例,如:国家有关主管部门最新的与本课程内容有关的若干法规条例、国家标准、改革方案及其他相关资料。课堂讲授要密切结合现实社会和国家当前的文件和档案工作情况,对于近年来文件和档案工作中出现的新情况、新问题,如文档一体化与建立现代文档系统、依法行政与依法行文、依法治档、政务公开与公文公开、政务档案信息的公开和利用、转变政府职能与精简文件、我国加入WTO与我国文件档案管理工作如何借鉴世界各国成功经验与做法等内容,均应涉及和探讨。

那种满足于空讲理论,脱离现实,脱离社会,脱离我国文件档案工作实际的做法,对于《文书与档案管理学》的发展极为不利,我们应该摒弃这种不良的教风与学风。课程设置和教学内容的改革对象扩大,范围拓宽。将过去课程内容的研究对象主要针对党政机关公文和档案,扩大为对于各社会的组织,包括机关、团体、企业事业单位文件和档案工作的研究;研究范围除了应保证文书学和档案学原有的完整体例外,还应增加对各行各业、国外文档工作中的新观点、新理论、新做法的介绍和比较研究;关注办公自动化系统、文件生命周期理论、电子文件的管理等新的领域;积极借鉴其他学科如立法学、行政法学、写作学、管理学等先进、成熟的理论和研究成果。现已逐步纳入授课范围的新增加的教学内容有规范性文件、新型载体文件、文档工作系统设计、文档工作的组织与控制、文档工作的标准化和现代化等。明确重点,分类施教。在国内各大专院校,相关专业的文书学和档案学大都是分别设置的两门课程。在我系文秘专业,则是将这两门课程内容合并在一起,系统讲授和实践训练,一是文书学和档案学关系非常密切,特别是办公自动化条件下的文档一体化的实现,使档案工作越来越溶入到文书工作的各个环节中去。

在对学生进行实际操作训练和技能培养过程中,对文档工作的系统体系设计、组织与控制等方面,将文书和档案工作的内容合在一起,能够达到一个较好的理论和实践效果。档案学则是将重点放在前部分整理和保管上。这种安排只是适应了特定历史条件下我国文档工作发展阶段的需求,即以手工操作为主,纸质文档为主的整理与保存方法,仅仅介绍和诠释我国历史上一些文书种类、文书工作制度手段、办理操作过程以及现行党政领导机关关于文档工作的一些明文规定和被肯定的作法,回避了许多十分重要和敏感的问题,而这些问题都是现今实际工作中必须面对和急需解决的问题:如作为国家政务信息系统的重要组成部分,怎么样规范使用公文文种,怎么样设计公文格式,文档工作系统怎么样设计才能为国家管理以及各社会组织提高工作效率服务,政务档案信息怎样公开,立法和管理上如何保证实现等等。因此,《文书与档案管理学》在课程内容上必须改革以适应时代的发展。对文书学内容将教学重点前移,将文件和文件工作作为课程重点,既探讨文件管理学科的理论和规律,又教授文件工作的具体运作方式和公文具体使用方法。

如:对公文文种、公文格式、行文规则,具体分析其特点,使用规范和标准,对文件工作的组织协调与控制,着重探讨对文件质量数量的控制、运转过程的控制,精简文件的规律与方法,以提高文件工作的质量和效率。至于立卷归档,既要考虑手工操作的惯性发展,又要重点讲授新形势下《归档文件整理规则》,以“件”为单位进行整理的方法。档案学应本着“简化整理,深化检索,提高利用”为改革教学内容的重点,将以往整理和保管的内容进行重新设置,介绍档案分类体系的设定和方法的选择,如何分类排放和保管。重点介绍在文档一体化管理下,档案信息的检索分类方法,检索系统的建立,如何实现快速的查找;档案提供利用的途径、方式,如何充分利用档案信息资源,政务档案信息如何公开等等。将过去一带而过的这些内容作为档案课程内容改革的重点部分加以介绍。

第2篇

关键词：独立学院 教学档案 管理 信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A

独立学院系级教学档案是系内各专业在教学活动中逐步形成的有保存价值的文件、图表、声像的资料，它是学校教学管理、教学实践、教研科研等活动以及学校教学工作发展的真实记录，它是独立学院教学档案的重要组成部分，是系级教学水平的评估指标之一，也是制定和修改培养计划和教学大纲以及计算教学工作量的重要依据。

系级教学档案管理是独立学院教育教学管理的重要内容之一，是独立学院档案管理工作的一个重要部分。随着信息技术的应用与发展和互联网在高校的普及，高校教学档案管理向数字化、网络化管理模式发展，档案的信息化管理已成为当前独立学院系级教学档案管理工作面临的重要课题。本文首先对独立学院系级教学档案管理的现状进行了分析，然后结合教学档案管理经验提出了教学档案信息化管理的对策。

一、院系级教学档案的主要构成

教学档案完整、准确、真实地记录教学实施的全过程，既是维护教学历史的重要凭证，也是教学效果评价和教育教学、教研科研决策的重要依据，它以“服务于教学”为中心，是整个教学工作不可或缺的组成部分。院系级教学档案主要包括：

第一，教学过程中学校下发的各种公文，包括：教务处下发的通知、教学和科研的规章制度、培养计划、课程教学大纲和实验大纲、毕业论文（设计）规范化文件；

第二，教学实施过程中的材料，包括：每学期的教学任务、教材征订表、教学周历、课程表、期中教学检查材料、学生各类成绩、考试试卷及相关材料、课程设计报告、实习计划和报告、毕业论文（设计）及其相关材料等；

第三，教学监督与评价中的材料，包括：调停课记录、学生评价、督导评价；

第四，教师教研科研的各类材料，包括：教师编写的教材、科研及发表的文章、课程和专业建设材料；

第五，其他材料，如系（教研室、实验室）工作计划、教研活动记录、教学工作量统计和课酬计算、W生学籍表、学生课外学分鉴定材料等。

二、院系级教学档案管理存在的问题

从教学档案的组成可看出，教学档案范围广、分类多、数量大、内容丰富、形式多样、利用频繁，同时具有时态性、动态性和专业性等特点。要管理好、利用好这些教学档案将是一项系统工程，但从目前院系教学档案管理现状而言，在管理制度、方法和手段上还存在不少问题和差距，教学档案为教学服务的功能没有真正实现。

（一）教学档案管理制度不健全

教学档案管理制度是有关教学档案审核、收集、分类、编目、整理、录入、保管（密）、查（借）阅等方面的标准和规范。虽然有些高校颁发了一些有关档案管理工作的制度，但也经常变化，没有一个系统有序的管理体制和统一的标准和制度，存在随意性、零散性，缺乏连续性、系统性，导致教学档案版本不对、格式不对、要求不符、纸张不统一、零散不全、装订五花八门；因查（借）阅制度不严格、不规范导致原始资料涂改、污损、缺失和损毁；因档案管理员保密意识不强导致资料失密、泄密等现象发生[1]。

（二）各级领导对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识

院系级教学档案作为院系教学活动全过程的真实记录和客观反映，在对院系的教学质量的分析和评价中有着不可替代的作用，一方面，学校主管部门可及时掌握院系教学活动的具体实施情况，了解各院系的实际教学水平；另一方面，可以为院系领导和专业负责人在制定或修订专业人才培养方案时提供切实有用的基础性材料。特别重要的作用是对提高专任教师的教学水平起到积极的推动作用，教师通过借鉴其他优秀教师的教学计划、教学方法、教学成果等，能够快速适应高校教学要求和提高自身专业教学水平。然而，大多数高校的只是完成教学档案的收集、签字、保存，然后将其束之高阁，只有当学校教学检查或各类评估时才拿出来看看，完全只是以教学档案实体保管为重点，轻视了教学档案的利用价值，没有体现出教学档案对后续教学活动创新意义、指导借鉴作用以及为教学工作服务的目的[2]。

（三）教学档案管理模式陈旧，难以发挥教学档案的作用

随着计算机的普及，教学档案资料本身来源就是电子格式的，但打印后还是采用审核签字再提交到系教学秘书处的提交方式，档案的管理还停留在纸质提交、手工收集、人工管理、手工查阅等管理模式。这种管理模式工作效率低、成效不明显，导致教学档案信息不能共享、利用率不高，也不利于交流等。

三、教学档案管理信息化的内涵与意义

教学档案管理信息化指运用计算机和网络技术对教学资料的收集、整理、存储、处理、传输、利用和开发，提高教学档案管理效率，实现教学资源共享，逐步实现教学档案的规范化管理。教学档案管理信息化以教学档案的数字化建设为核心、以网络管理化建设为平台、以信息人才储备为基本、以实现教学档案资源共享为目标。高校院系级教学档案信息化主要内容：一是把文件、图纸等原始的纸质教学资料扫描转化为可用的数字化档案，同时建立数字化档案信息管理系统（平台）；二是可实时、安全、准确、高效地查阅或提供给有关信息需求者使用[3]。

（一）规范了教学管理，提高了教学管理的效率和质量

因教学档案类型多、来源广、数量大，管理工作量大，采用传统的手工管理模式，则管理工作的效率和准确率低，管理效果差。教学档案的信息化管理可以严格规定原始数据输入，使得全校教学资料格式统一、分类明确，同时，教学档案库的建立可实现各系、教研室、各级教学管理部门间的资源共享和相互协作。所以，教学档案管理的信息化可以实现教学管理的程序化、规范化和科学化，既可提高教学档案的管理工作效率，也可提高教学管理质量。

（二）实现教学信息资源共享和信息的实时交换

数据库具有高共享性的特点，教学管理工作是一个系统工程，涉及到多个部门，而这些部门的数据又是相对独立的，如学生处的学生工作数据、教务处的教学数据、财务的学费数据、人事处的教师数据、各系的教学数据等等，多种数据来源、交换、传递和处理需要繁琐的人工过程，结果导致信息的传达性和准确率都不高。教学档案的信息化管理模式利用学校的共享平台，课使得教学数据有效地、及时地进行交换和共享，解决了各部门对教学信息资源的共享需求。

在教学管理过程中，教学管理人员是师生间教学信息交流的纽带，他们须及时获取和下达教学活动的信息，如教学任务的下达和收集，教师调停课的及时性传达等工作；为了提高教学质量，要在师生间进行教学意见的收集及反馈。教学档案的信息化管理，教师、教学管理人员和学生均可通过教学管理信息化平台及时地、灵活地进行交流，保证了师生间教学过程中信息的高速传达，这样不仅提高了信息的准确性，同时也加快工作进度和效率。

四、系级教学档案信息化管理对策

结合当前独立学院系级教学档案管理的特点和不足，系级教学档案信息化应着重围绕：教学信息资源的数字化、档案管理者的信息化意识和能力以及标准和规范这三方面去建设。

（一）做好教学信息资源数字化工作，实现教学信息资源整合和共享

进入21世纪，随着计算机、网络通信技术的在高校中不断推进和普及，成立于21世纪初的独立学院，计算机、校园网、Internet、移动通信网络等基础设施比较好，为教学信息资源的信息化提供了良好的条件。教学信息资源的数字化包括教学信息资源的管理标准化、存储数字化和利用网络化。按照教学信息管理部门制定的统一的电子文件格式，师生通过网络在线填报存放于数据库或传输移交给系部档案管理员或直接存入光盘保存，管理员再编目整理、定期归档；对于纸质版的原始资料通过扫描成JPG格式或转换成PDF格式，方便存储和查阅。笔者所在学院既有教务管理系统（包括教师管理、成绩管理、教材选定、选课、排课、课堂教学质量评教、考试安排、学籍管理和毕业生资格审核等）、科研管理和课外学分管理，另外，笔者所在系还自行开发了高校系级管理系统（包括教学管理、教师管理、教研室管理和科研管理等整个系级教学管理工作）并在全院推广使用。系级管理系统和学院的教务管理系统可以无缝互操作，达到档案信息资源共享的要求，加快了档案信息化的过程。

（二）提高n案管理者的信息化意识和能力

系级教学档案管理必须依托与学校的办公自动化（OA）系统开展教学档案信息化管理工作，为此，要求档案管理人员除了掌握常规的档案管理知识外，还须学习一些新的信息化技术和知识，如掌握Office软件、学校办公系统、教务管理系统、学生工作系统、移动办公服务平台的应用以及简单的网络安全和数据库技术。只有具有高素质专业知识和高技能的管理人员才能真正实现教学档案的信息化管理，才能精确把握本系的教学档案，才能有效地为教学提供相应的教学档案信息资源服务。为了提高档案管理人员的信息化管理素质，可通过学术研讨和经验交流方式邀请相关行业的专家来校举办培训班等。笔者所在学院从创办之初到现在，教务处组织了数据录入员、机关公文写作与文件处理等业务知识、“正方教务软件”使用等多次岗前培训，同时，还每年召开教学秘书培训交流会；图书信息中心举办了针对教学秘书的企业微信号移动办公平台应用培训。同时学院也专门开设了针对教学管理人员的培训班，极大地提高了教学档案管理人员的信息化管理业务水平，加快了系级教学档案管理向信息化管理的转变。

（三）建立健全档案管理信息化标准和规范

随着高校各项改革的不断深入以及校内外体制的变化，建立健全系级教学档案管理工作规范和标准是高校教学档案管理规范化、制度化、科学化的根本保证。为此，院系应依据《档案法》、《高校档案工作规范》等相关档案管理规范和规程，按照学校的总体要求，结合本院系的实际情况，制定出适合院系级教学档案信息化管理的规范和信息化的标准，统一院系级教学资料分类标准和管理方法，以便于实现院系级教学资料档案的信息化储存、检索和利用。笔者所在系按照学校的《日常教学管理规程》和《教学管理规章制度汇编》，制定了《计信系教学管理信息化规章制度汇编》，将系内的教学管理的各项工作做了严格、细致的规定，起到了承上启下的作用，成为了学校教学档案管理工作的有力补充。同时院系对教师的教学档案的产生、存储和管理进行了严格的规定，教学档案信息必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准。院系还用制度的稳定性、强制性和执行制度的严肃性来规范院系级教学档案工作，使教学档案建设和教学管理工作有章可循，促进了院系级教学档案管理工作规范化、制度化、科学化。

五、结束语

院系级教学档案管理的信息化是一个系统工程，也是一个循序渐进的过程，虽然笔者所在系在学校教学档案过程中取得了一定的成效并做出了一定的贡献，但随着国家对独立学院教育教学改革的深入推动，一些更深层次的问题和缺陷也会逐步发现[4]，因此，为了更好地服务于独立学院的院系教学工作，各独立学院应结合自身的实际，转变思路、勇于创新，在当前较有优势的信息化环境下进一步提高院系教学档案信息化管理水平，改进信息化管理方式，继续加强和推进信息化建设，充分发挥高校院系级教学档案的特点和优势，逐步建立起符合独立学院自身特色的信息化教学档案管理模式，以便更好地为教学管理工作提供全方位的资源服务，从而不断提高教学档案信息化管理的质量和水平。

参考文献：

[1] 张黎，刘艺.信息化环境下高校院系级教学档案管理对策探[J].重庆交通学院学报（社科版），2006，6（4）：115- 117.

[2] 王晓华.高校教学档案管理信息化建设刍议[J].潍坊学院学报，2012，12（3）：112- 113.