时间：2023-02-14 16:04:46
导语：在档案信息的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
一、档案信息化及档案信息化建设的内容
档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和 化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享,而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的 档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。
二、档案信息化和档案信息化建设遵循的原则
1.规范性原则。制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化,一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,如:字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。
2.安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取:物理安全策略;访问控制策略(如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制等);信息加密策略;网络安全管理策略等。
3.效益性原则。由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须要遵守效益性原则,讲究信息化工作的效益,要根据自身的能力,根据馆(室)藏基础,分析用户需求,研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”,主题要与社会利用“热点”相结合,把重要的,利用率较高的档案进行数字化,把那些利用率较高且利用后能产生较大 效益和社会效益的档案数字化,可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化,否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆(室)藏档案的特色选择这些档案进行数字化,提供独具优势的服务。因为从某种意义上说,特色就是优势,特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时,要以用户的需求为导向,做到按“需”数字化。
档案信息化建设需要遵循以下原则。
1.文档一体化,是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。
2.归档双轨制,是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
三、档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路,是深化档案社会化服务的必然要求
1.前瞻性。档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆,将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和 机网络的传输,实现档案信息的合理配置与开发利用,最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行,是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入,都需要高昂的费用。因此,在信息化实施过程中,作为企业内部的档案馆(室)在极其有限的财力前提下,一定要审时度势,深入调查, 论证,努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性,将有限的财力用在信息化建设的关键部位,保证软硬件资源的可继承性,使其既能适应当前信息业的特点和要求,还能符合今后发展和应用的趋势,尽可能避免资源的浪费。
2.协作性。档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设,在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆(室)来说,独立完成这些项目存在相当大的难度,这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此,只有坚持协作的原则,加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合,主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
一 提出信息素养要求的必然性
信息技术的发展致使传播方式、传播效果等方面都产生了很大的变化，而档对案工作者的职业要求对信息传播工作的展开与发展有着必须的因果关系。从档案信息传播角度来讲，档案职业的信息素养问题是决定档案信息传播工作深度关键因素。
1、档案信息开放性增强。社会的进步，提高了人民群众的知情权。档案信息的开发更多地指大众的需要，以此来强化开放性的利用率。在开发并进行选题时，档案工作者应强化信息意识，具备对信息虚实进行准确分析的思维能力。
2、档案信息传播形式发生变化。现代传媒技术的发展致使档案信息的传播形式也随之发生了很大的变换，曾经的工作方式与信息传播及其应用速度已不能同日而语，新的传播方式下对档案工作者的工作能力也提出了新的要求，有效检索、使用和传播的工作能力被提上日程。
3、档案信息传播手段的变化。如今的传播方式为档案信息传播提供了有力的保障，但网络安全问题也为信息的传播设置了极大的障碍。档案工作者需要具有极强的安全意识，在传播活动时，要做好本身工作的安全防范，更要注意信息遗漏而给人以可乘之机。
4、档案信息传播客体数量发生了变化。随着社会科学化进度的强化，利用档案信息的用户也包括了社会的各行各业的人群，因此信息传播内容需具有实用与广泛的特性。
二 档案工作者在档案信息传播中需具备的信息素养
档案工作者的信息素养，是应该具备的一种基本的职业素质。从传播学角度进行论述，档案工作者是传播的有效载体。传播者的职业素质传播工作有着重要的意义。下面我们从信息道德、信息技能和信息意识几方面来档案工作者需具备信息素养问题进行探讨。
1、信息道德道德是指档案工作者在对信息进行获取的活动中，所要的遵循道德规范。要尊重别人的劳动成果，如知识产权、个人隐私方面等，信息道德建设是工作人员素质的完善与培养。媒体的多样性使信息在传播过程主观性色彩浓厚，虚拟空间交流的隐蔽性会强化无机制状态的生成，如果缺乏了道德的约束，就很容易产生不良、偏激的现象产生。
2、信息意识现代档案工作者的信息意识具体表现能否具有对信息独到的、灵敏的感知能力及给予长久的关注。简单地说，就是档案工作者的一种思维反映。现代档案工作者的信息意识已经有了很大程度的提高，他们已经敏感地对档案工作所产生的各方面的影响有了客观的认知，当然其中包括有利的和不利于自身发展的因素。档案人员有了客观的信息认知，就会产生积极的工作热情及对信息领域的深入研究欲望，做到早发现、广开展、深探讨。另外要对经济建设信息和档案信息的关注引起足够的重视。
3、信息观念信息观对档案工作者的职业素养也有着重要的影响，它是对本职工作产生理解的关键因素。从心理学角度分析，信息观念是工作意识的具体表现。现代档案工作者的信息观念，是指档案人员对信息的理性思考和进行工作实践活动时形成的对信息价值的理性认知。比如，面对信息环境，档案工作者是如何看待环境对观念的影响，如何引导信息观念在环境影响的情况下的主动思维，这就是考察信息观念重要性的主要手段。
[关键词]档案信息建设';信息开发;经济建设;服务
信息技术的迅猛发展和广泛应用，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的契机，也给档案工作带来了挑战和压力，国家档案在全国第十个五年发展计划期间，提出要坚持依靠科教振兴档案事业的方针，加快档案信息化进程。可以说，加强档案信息化建设，是档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择，对于在新的历史时期发展档案事业具有重要意义。因此，努力学习和运用当代先进的科学知识与科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐，推进信息化建设，就可以使档案事业和整个有中国特色的社会主义事业一起实现跨越式发展。
一、档案信息化建设的重要意义
档案工作在新形势下如何与当地经济和社会协调发展，关键是要在进一步加强档案基础业务工作、加强档案信息资源建设的同时，进一步开拓创新，与时俱进，加强推进档案信息化建设。档案信息化建设的目的是实现档案信息资源共享、应用信息技术提高档案利用服务水平。信息技术发展带来的手段和技术方法，使档案部门可以用更快捷、更生动、更形象的方式为各级党委、政府和广大人民群众提供优质服务。这是档案部门全面贯彻“三个代表”重要思想的具体措施，是我国迅速发展政务信息化对档案工作提出的迫切要求和档案工作自身发展的需要。随着政务信息化的发展，要求档案工作进行相应变革，推出配套措施，如果不加快档案信息化的步伐，档案工作就难以在政务信息化建设过程中有一席之地，就会错失发展良机。因此，充分认识档案信息化建设的重要意义，紧密结合当地经济和社会发展实际，加快推进档案信息化建设，对于逐步提高档案建设水平，努力使档案信息化建设与本地区信息化建设同步，充分运用各种现代化技术，在服务手段、服务方式、服务内容上大大突破传统档案工作的局限，提升传统档案工作的服务质量和水平，从而最大限度地满足广大人民群众日益增长的对档案信息的利用需求，都具有相当大的现实意义和深远影响。
二、加强档案信息化基础设施建设的原则和重点
档案信息化建设是一项系统工程，涉及档案工作的方方面面，能否与各项档案工作相融合，关系到档案信息化建设的成败。推进档案信息化建设，要统筹规划，突出重点，整体推进，力求取得实效。
第一，要加强基础设施建设。要争取把档案信息化建设纳入到本地区、本部门信息化建设的总格局中，加大对档案信息化建设的投入，配置适应档案信息化建设需要的计算机、网络等硬件设施和相关软件。加快现有档案的数字化进程，建立完善内部局域网，实现馆藏档案目录的网上查询和浏览服务。具体而言，一是要积极做好数字档案馆基础设施的建设工作。二是要建设好文件管理中心，确保能够在线或离线接收文件管理中心和有关立档单位的电子文件和电子档案。三是要积极采集未列入进馆范围的档案信息资源，如通过网络在线采集或链接各种关系国计民生、与群众生活密切相关的信息，建立专题资源库等。
第二，要切实加强对电子文件和电子档案的管理。这是具备现代化的管理条件的重要体现，档案部门要积极介入本地区、本部门电子文件的形成过程，加强对电子文件积累、著录、归档等环节的监督、指导，加强对电子档案的管理。同时要积极探索电子档案接收方式和管理、保护、利用的方法，了解发达国家在电子文件领域的管理现状和发展趋势，借鉴他们的经验为我们所用，推动档案信息化建设步伐，为今后电子档案的进馆做好充分的技术和人员准备。
第三，加强对专业人才的培养与教育。档案信息是一个促使由档案管理向档案信息管理的过程。档案信息化建设的目标是最大限度延长档案的寿命，最广泛、最快捷提供档案信息满足社会各界的需求。档案学理论就是信息化建设的理论基础。更何况在加快信息化建设过程中仍然需要对档案实体的管理。因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理念，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法。档案信息存取自动化、档案信息管理智能化、档案信息利用网络化则是档案信息化的基本特征。为此必须创新思维，学习和掌握现代化管理思想、现代化管理技术，并有机地与档案工作结合起来，这是加强档案信息的关键。从档案信息化建设所需要的人才结构上看，一是需要研究型人才。这部分人才是信息化建设的生力军，去完成架构信息化建设的理论，研究电子文件归档管理办法、电子档案保管、远程利用技术方法、电子档案原始凭证等突出问题，研究新技术、新方法在档案领域的应用，研究、开发经济的、适用的、兼容的档案管理软件等工作。二是需要管理人才。这部分人需要掌握国内外、省内外信息化建设的现状、问题、制定各自范围电子文件、电子档案管理规划，制定有关电子文件和电子档案管理办法和标准。三是需要实用操作性人才。随着办公自动化、文档一体化程度的提高，电子文件的产生、传递、存储、归档、著录、保管、利用都将由计算机辅助管理。需要一大批懂得现代化管理的基本知识，熟练操作微机，了解网络知识，灵活使用档案管理软件，能够胜任文档的存储、编辑、检索、利用等工作的实用操作人才。
三、加大对档案信息资源的开发力度
关键词：档案信息化；档案管理；档案编研；利用服务；工作模式；管理策略
1档案信息化对档案工作各环节的影响
1.1对档案收集工作的影响。档案信息化对档案收集工作的影响，主要体现在新型载体档案收集方面。信息技术的不断进步和档案信息化工作的不断推进，各种新型载体档案不断出现，数量逐渐增多，比例逐年增大，而传统载体档案的占比将逐渐减少。档案馆（室）档案载体将逐步改变纸质档案一统天下的局面，呈现传统纸质档案与各种新型载体档案“百花齐放”的格局。1.2对档案整理工作的影响。档案信息化对档案整理工作的影响，主要体现在档案的分类和组卷上。传统的档案分类，是把立档单位形成的档案，按其来源、时间、内容和形式等特征的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。档案分类的目的是将一个全宗内互有联系的归档文件按一定方式排列后，便于查找和提供利用。档案组卷，即“立卷”，是将若干互有联系的文件材料编立成案卷的过程，是文件处理和档案管理中的一项重要工作。档案分类和组卷的目的和意义都是“便于档案的查找和提供利用”。[1]档案信息化条件下，特别是档案全文检索功能的全面实现，需要什么档案，只用从档案管理软件系统中检索、打印出来即可，不用再频繁地利用档案原件，档案原件的保管只是为了保存立档单位的“原始记忆”。有的档案管理软件还有辅助立卷的功能，实现自动立卷，档案分类、组卷工作将不再是档案工作中的重点，甚至会是可有可无的存在，不进行档案的分类和组卷，档案只要有编号，就能快速地从档案管理软件系统中查找到，档案整理工作的重心转移到档案条目的输入和档案的数字化、信息化处理工作上来。1.3对档案保管工作的影响。档案信息化条件下，新型载体档案不断出现，档案保管工作将实现两个转变。一是由重档案实体安全，向重档案实体安全和档案信息安全双重保护转变；二是由保护传统纸质载体档案安全，向保护传统纸质载体档案安全和新型载体档案安全的双重保护转变。1.4对档案检索工作的影响。档案信息化条件下，手工编制的各种目录和检索工具已不再是查找档案的必须品和必备工具，档案查找一般都是按文件级目录来进行的，并且可以通过各种条件的不同组合来精确查找档案。1.5对档案编研工作的影响。传统档案管理模式下，立档单位通常会做一些常规性的编研工作，如发文汇集和各种文件汇编等。档案信息化条件下，这些常规性的编研成果不再需要专门编制，通过档案管理软件直接查询打印即可。1.6对档案利用工作的影响。档案信息化条件下，档案的利用完全可以通过网上进行，利用人员足不出户就能利用到所需的档案，档案借阅的审批手续也可在网上办理，档案利用更多是采用电子的形式，既给利用者提供了方便，也保护了档案原件的安全。1.7对档案统计工作的影响。传统档案管理模式下，档案的统计需要对一本目录和台账进行手工计算，统计工作任务量巨大且易错。档案信息化条件下，强大的档案管理软件系统可以完成档案数据的自动化统计。有些档案管理软件甚至可以实现与国家档案局档案统计年报的无缝链接，只要档案信息化工作做到位了，库存档案条目、人员、设备等信息都同步输入档案管理系统，档案统计年报数据就自动生成了，无需再单独进行人工统计。档案管理软件的统计功能还可以根据需要自主设计统计项目进行自动统计，完全可以替代繁琐的手工统计。
2档案信息化转型应对策略
2.1加大档案信息化投入。相比于传统档案工作，档案信息化的投入大，无论在资金、技术、人才等方面都要很大的投入。要投入资金买硬件设备和软件，要相关技术部门的配合支持，要安排具有一定档案专业知识和电脑专业技术的专业人才，这些都是档案信息化工作开展的必要条件，需要各级领导的支持。[2]2.2强化现代管理理念。档案人员要实现从传统观念到现代观念的转变，在实际工作中，紧跟时代步伐，形成现代管理理念，积极迎接档案信息化对档案工作的冲击和挑战，将档案信息化作为日常档案工作的重要内容和努力方向，努力提高重要档案、常用档案的信息化率，尽快提高档案信息化水平。2.3提高信息技术应用能力。对档案信息化条件下遇到的新技术、新情况、新问题，档案人员要善于学习、勇于挑战，通过各种途径，认真学习计算机、网络、信息技术等相关专业知识，学会安装使用档案信息化常用软件，尤其是文字处理、表格制作、演示文稿、扫描软件、档案管理软件的熟练使用，学会复印机、打印机、扫描仪、刻录机等档案信息化硬件设备的安装和使用。此外，要认真学习国家、省市档案主管部门关于电子文件归档和电子档案管理的相关知识和要求，做好电子文件归档和电子档案管理工作。这在档案信息化工作中是个极为薄弱的环节，档案信息化不能只停留在原有档案的数字化上，要从根本上真正实现电子文件的自动归档，而不是再耗费大量的人力、物力和财力，去进行纸质档案归档后的数字化处理，这才是档案信息化建设的方向，是能真正减轻档案人员工作量、提高档案工作效率的档案信息化。[3]档案信息化对档案管理人员来说，不能只停留在粗浅的表面认识上，要改变档案管理人员的传统思维现状，就要让档案人员从表入里熟悉档案信息化工作方方面面的知识和工作流程方法，只有对档案信息化工作更熟悉，才能把信息化思维当作习惯性思维，才能摈弃传统的档案思维模式，树立信息化思维和工作新模式。因此各级档案主管部门要从信化建设的方方面面对档案人员进行业务培训，档案信息化培训不能只讲理论，更要结合实践；不能只是泛泛而谈，蜻蜓点水，一带而过，而要深入细致地讲解。2.4建立信息化工作新模式。档案信息化使传统档案管理模式发生了前所未有的变化，档案的收集、整理、鉴定、保管、编目和检索、编研、利用、统计等工作都发生了很大改变。各级领导要接纳这种新变化，对档案的数字化扫描、档案信息共享、档案信息网上传输等不要有过多安全方面的顾虑，档案信息化过程中有各种安全制度和措施来保障，只要照章办事、按制度办事，就不易出现档案实体和档案信息安全的问题。各部门人员也要迅速适应这种新变化，尽快接受新的档案信息化工作和管理模式，同心协力提高档案信息化水平。
参考文献：
[1]钱毅.智慧档案馆全域对象与建设层级分析[J].档案学研究,2019(04):109-115.
[2]刘永,庞宇飞,任妍.档案信息化发展指数研究之构建方法[J].档案管理,2020(06):39-40.
（一）档案管理制度不完善。在档案收集、分类、归档、利用等过程中，相应制度不完善，难以确保档案的完整性和真实性，加之，工作人员风险意识薄弱，未能认识到电子档案的重要性，所以要全面实现档案的信息化建设还有很大困难。
（二）缺乏信息化建设的投入力度。要实现档案的信息化建设，就必须要有相应的信息化设备，但购买设备需要一大笔资金，对于本就资金缺乏的县级档案馆而言，显然就十分困难了，很难一次性将所需设备配置齐全。此外，对已有信息化设备未能做好定期的保养和维修工作，使得设备在使用过程中容易出现故障，而且也缩短了设备的使用寿命。
（三）未能突出重点工作。在档案信息化建设进程中，县级档案馆的工作没有轻重缓急之分，对于档案信息的收集也没有明文规定，导致很多单位提交档案信息的时候既有纸质档案又有电子档案，档案馆收集起来之后还要对档案进行全面性的整理，从而耽误了工作进程，影响了工作质量。
（四）对人员管理松懈。县级档案馆对工作人员的管理过于松懈，使得很多制度和规定都流于形式，未能全面落实。一方面，对各个岗位工作人员的责任和权限没有十分明确的界定，在工作中遇到问题或困难有互相推诿的现象，工作中的失误也不能第一时间追究到相应的责任人，致使职责不清，工作效率低下；另一方面，缺乏对工作人员的继续教育和培训，导致一些工作人员存在懒惰、安于现状、不思进取等消极的思想，或是在工作中还会出现懒散的行为，有甚者还搞形式主义、个人主义等，工作能力和综合素质难以得到有效提升。
二、县级档案馆档案信息化建设的创新思路
（一）创建科学、完善的档案管理制度。在信息化时代里，制定文件及档案的管理制度和办公业务的信息化管理两者之间是紧密相连的，因此要确保档案信息化建设的顺利、高效、安全、规范，就必须要创建科学、完善的档案信息化管理制度。如《档案信息化工作操作制度》、《电子档案管理制度》、《办公自动化系统应用章程》等，但在创建制度的时候必须要确保跟档案工作的新标准及新要求相吻合。
（二）强化县级信息化基础设备的创建。电子档案管理虽然方便、快捷，但必须要依赖于计算机，因此，要强化县级档案馆档案的信息化建设，就必须要强化信息化基础设备的创建。结合档案馆的实际需求，配备相应的计算机软件设备、硬件设备、网络设备等，采取最科学、最先进的信息化技术，切忌过于追求高级但跟实际不符的技术。此外，还要强化县级档案馆档案管理软件的水准。管理软件不仅能有效完成事务、业务的管理以及档案利用服务的工作，还能跟资源数据库系统有效结合成为有机整体，构成从数据录入———数据管理———数据处理———数据输出完善的应用链条。档案信息化建设的最终目的就是要实现数字化档案馆的建设，把各种档案资料和信息经过处理再传输，确保档案信息得到最科学地配置和最充分地开发与利用，尽可能实现信息资源的共享。
（三）紧抓重点工作，强化针对性管理。县级档案馆在开展档案信息化建设的时候，应该紧抓重点工作，对重点工作进行有针对性的管理。县级档案馆首先要求各个单位在提交纸质档案的时候必须提交相应的电子文件归档，对于办公自动化系统生成的电子文件，要落实办公自动化系统跟数字档案室的有效衔接。档案部门也要遵循档案管理有关标准和要求，强化对电子文件的鉴定、归档等有关工作的监管和指导，确保电子文件的完整性、真实性和实用性。其次，要不断研究电子档案接收、保管及利用的新技术和新方式，创建完善、合理的电子档案管理方式；强化对电子档案的接收工作，从根源上解决各种问题，充分发挥出电子档案的优势，并对档案需求者做好服务工作；要充分借助计算机对档案信息进行处理，实现档案信息的数字化储存，以及信息采集和信息服务的科学化和网络化。
档案信息作为社会的重要信息资源形态,逐渐受到人们的重视,而信息技术在档案领域的广泛应用,档案信息化、网络化建设的全面推进,给人们提供了从网络形态中获取档案信息提供了条件,档案管理者也由档案的实体保管者转变为档案信息提供者、档案信息导航者。从现阶段看,我国虽已具备了档案资源信息社会共享的氛围与基础,但档案资源社会共享仍处于起步阶段,难以充分发挥档案资源的社会功能。因此,我们必须以档案管理观念更新为前提,以档案资源建设、整合为条件,以符合档案工作发展规律的现代信息技术的有效应用为手段,以尽快实现档案信息资源社会功能的充分利用与社会共享。
从现实看,影响档案信息资源共享发展有这样几个方面的因素:一是资金投入制约影响,使档案信息资源共享难以形成规模;二是由于信息量不足,共享程度不高;三是受自身技术限制及法律保障,难以实现信息的完全、安全共享;四是档案信息资源建设发展状况不平衡,缺乏档案资源信息化建设方面的专业人才。
针对档案信息化建设与社会要求相距甚远的现状,应采取怎样的对策与措施,以加快档案信息化建设,尽快实现档案信息资源社会共享,笔者以为,以下诸项乃有效途径,现分述之。
一、加强领导,统筹规划
档案信息资源共享应置于实现档案管理现代化的战略高度来考虑,在国家档案馆网络布局环境下,通过示范工程积累经验,在规划与设计、配套工程、组织机构与人员、资金投入等方面,有步骤、分阶段推进信息化建设,通过广域网实现档案信息资源共享。其重点是建设信息网络与开发档案信息资源的各种标准,以实现档案信息资源建设与共享的良性发展。
二、走共建共享之路,以整体互补优势实现共享
档案信息资源共享工程不是一项孤立的工程,是国家信息化建设的重要组成部分。在档案信息化进程中,涉及诸多方面的政策、法律及技术、方法等问题,特别是计算机、网络、系统安全等方面的高新技术及信息管理技术,更不是一朝一夕能够解决的。要实施这样的工程,仅靠档案部门的力量是不够的,可选择信息技术部门特别是图书文献领域协作共建,不仅会使档案信息资源与协作共建系统成为同一体系,建立综合的数据库运行系统,增强档案信息资源共享性,使共享范围更加广泛,而且,会弥补档案部门自身存在的诸多资金缺乏、设备落后、技术力量不足、网络通讯建设滞后等问题,并减少不必要的重复建设和浪费。
三、尽快将电子文件纳入档案信息资源共享范畴
档案部门可借政府政务信息公开的东风,抓紧落实电子文件归档及电子档案管理工作,尽快将电子文件纳入本职管理范围,并将电子档案归入档案信息资源共享领域。把档案工作的领域向前延伸,形成文档一体化格局。将档案信息资源的要求贯穿到电子文件处理的各个环节,以电子文件管理制度化、标准化、程序化来实行前端控制和全程管理,并注意保留背景信息,保障信息资源真实性的目标。
四、重视数据库和数字档案资源建设
要实现档案信息资源共享,需要建立极为丰富的各类数据库作坚实基础,馆藏数字化越有特色就越有利用价值。在建立自己特色的馆藏数字化的基础上,各级档案部门共同建立并享有一个或多个独具特色的规模数据库群,就可以为用户提供高效的跨库无缝链接信息服务。档案部门将各地独具特色的专题数据库共享,将是我国数字档案信息资源建设的特色所在,毕竟资源建设还是档案信息资源的重中之重。
照片档案的现代信息化趋势
信息时代的到来，使照片档案的传统管理方式面临着严峻挑战。加强信息时代照片档案数字化管理及电子照片档案的规范化建设，是当前照片档案管理者的首要任务。
《照片档案管理规范》中确定的照片档案构成元素一照片，底片和文字说明。随着档案信息化的到来，以数据为保存形式，以光盘、磁盘为存储介质的文档一体化电子档案，渐渐成为管理工作的中心。
档案信息的形式即是信息内容记录与表达的手段与方式，与信息记录技术直接相关。不同的档案载体与不同的记录技术相应。照片档案是模拟记录对应的档案形式，照片档案数字信息具有相对独立性。它可以与载体实现分离，因此没有固定的物质形式，可以由多种载体来承载。我们通过数据库看到的照片数字档案，即是它的输出形态。照片档案信息数字化的实质是记录方式的变换，是记录载体的变换。档案信息化使档案的收集、整理、检索、利用等通过计算机网络即可完成。而且借助网络，整个社会可共享馆藏档案的资源。照片档案的现代化管理，对扩大照片档案的利用范围和提高利用率，起着非常重要的作用。图片数据库的建立和使用，不仅满足了用户对照片档案信息资源日益增长的需要，而且真正实现了照片档案信息资源的共享，也为广大使用者提供了灵活便捷的检索方式，解决了过去完全依靠手工查找照片档案的落后方法。
照片档案信息数字化的道路
20世纪80年代，随着高新科技的迅猛发展，数字摄影出现，它对传统摄影带来巨大冲击。数字摄影与传统摄影的区别是：照相机把影像成像在不同的载体上，也就是用图像数据取代了照片的原始底片。其特点：无须传统摄影的后期胶片冲洗和照片制作；传输速度快――可通过计算机网络或其他数据通讯方式进行图像数据的传送；数字摄影的图像数据可以直接输入图像数据库，便于照片使用者查找，提高了照片提供利用的速度；便于储存，携带方便，占空间小；可重复使用，数字图像数据不会出现变质、褪色的情况；污染少，有利于环境的保护，等等。如今，数字摄影已被广大新闻工作者广泛使用，从而大大提高新闻报道的时效性。面对数字摄影形成的电子照片档案，要求照片档案管理者要对传统的照片档案管理方式进行全面变革――将现代数据处理技术和网络技术手段贯穿档案的采集、整理、定位、排架、检索、显示、利用、传送、统计的全过程，实现新闻报道与档案管理一体化。
2000年，新华社启动多媒体数据库系统，其子库――图片数据库同时开始建设，到2001年年初，中国照片档案馆数据管理系统正式录入并投入使用。
图片数据库所存图片数据内容主要是新华社摄影部每日新闻摄影发稿照片和留存资料照片，以及中国照片档案馆的馆藏照片。因此，可将其称之为中国照片档案馆的照片档案数据处理系统。
新华社数据库图片库对图片数据录入分为人工录人数据和移植数据。对历史照片档案进行人工图像和文字录入后成为图片数据，以每年30多万张照片进入数据库。当日新闻发稿照片的图像和文字数据由系统24小时随时自动移植到数据管理系统。目前，该系统存储照片400万张，日增加千余张。该系统具有强大的处理海量图像数据的能力，具有足够的扩展空间和便捷高效的全文检索能力，具有独特的图像处理手段和标准的图像处理格式，具有支持多语种输入、检索和的能力，具有灵活的流程配置，完善的流程管理和严格的权限控制等技术。
照片档案信息数字化的优势
目前，中国照片档案馆每天入库的新华社发稿照片全部为数据形式。照片档案管理的信息化可以最大限度地克服档案管理的缺点：1.信息化管理档案降低了对照片档案保存条件的限制，通过电脑、网络查找利用照片档案，既方便省时，又避免了对照片、底片的损坏。2.一张薄薄的光盘可以保存上百张照片数据，避免了日益增长的入库档案对库房面积不断增加的要求。而且从理论上，可以无限复制的光盘能够使照片档案保存千秋万代。3.减少了档案整理的繁琐过程，从定位、入库、检索、打印都可以通过计算机完成。具体表现为：首先，将新华社摄影部每日新闻发稿的图片和文字数据由发稿系统自动移植到数据库成为图片数据。同时，照片档案管理者将当日发稿的图片输出，打印成纸质数码图片整理归档。简化了照片档案的整理手续，缩短了归档时间，提高了办公效率。其次，发挥数字摄影的特点，把记录在数码相机储存卡上的原始数据刻录在光盘上，确保照片档案载体数据化的需要，将刻录完的原始数据放置光盘库中保存。
中国照片档案馆依托数据管理系统，进馆照片档案实现自动对接自动移植，加工照片档案实现自动合成自动打印，整理照片档案实现自动定位自动归档，查找照片档案实现数字检索网络传递。现代化的管理大大简化了工作程序，提高了工作效率，使中国照片档案馆能够从容应对扑面而来的成倍增长的海量照片档案数据。本系统已成为中国照片档案馆主体业务工作的应用平台，实现了照片档案管理一体化、数字化、网络化。一方面使照片档案管理从依靠人脑手进行单一途径检索的传统档案管理模式，跨越到依靠电子技术进行全方位、多角度、深层次检索的数据管理模式；另―方面最大限度地减少了原底片和原数码数据的使用次数，尽可能地延长原底片和原数码数据的寿命，保护了照片档案的安全和完整。
照片档案的现代化管理和信息安全
照片档案的现代化管理是指：在档案的管理工作中采用先进的新技术、新设备、新思想，不断地使人的一部分业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些与办公人员构成服务于某种目标的人机交互信息处理系统。其目的是尽可能充分利用信息资源、提高生产率、工作效率和产品质量、提供辅助决策、求得更好的经济效果，以达到既定目标。
在加快照片档案信息化进程中，要明确档案馆在电子文件管理中的法律地位，明确档案馆是唯一保存、处理原始档案数据的机构。依据《全国档案信息化建设实施纲要》，确立符合档案实际情况的可操作的照片档案现代化、信息化的国家标准。统一的图片数据处理标准有利于在更大范围内实现资源共享。要用前瞻的发展的眼光进行照片档案数据库建设，为档案的增扩容留足空间。档案部门应把保证档案信息安全同档案信息化建设摆在同等重要的地位。在照片档案电子化生成过程中，档案部门需要利用其他社会资源并与其他部门协作完成，这使得保护档案信息安全工作变得十分复杂。档案信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法，数字时间印章法等。但保护
电子文件信息的技术只能是相对的，电子文件的加密和解密技术都在不断地发展因。因此，对档案信息最有效的保护就是积极开发和利用，积极探索档案信息利用与开发的新模式、新途径和新品种。
照片档案信息化建设是以档案信息存储的海量化为技术特征的，数据高度集中，一方面为档案的收集、保管、检索、利用提供了便利，另一方面也为档案安全埋下隐患。数据集中带来了风险的集中和灾难的放大，高度集中的照片档案数据一旦丢失、毁坏，其危害不亚于―场自然灾害。《2006―2020年国家信息化发展战略》中提出；“重视灾难备份建设，增强信息基础设施和重要信息系统的抗毁能力的恢复能力。”表明了信息化发展与抗灾工作的相辅相成关系。
中国照片档案馆数据管理系统具有随机双备份功能。提高数据系统可用性的工作统称为容灾，照片档案信息的容灾可从管理和技术两方面考虑：
1.加强管理
照片档案信息安全是―项系统工程，管理制度体系和操作程序上的漏洞有时比技术问题更为严重。在已发生的灾难中，人为事故占了很大比重，因此管理工作要常抓不懈。要处理好档案数据集中与分散，开放与保密的关系，对数据管理要有明确的责、权条例，严格系统权限管理，对违反操作规程造成的数据损坏责任人要按章处理，加强人员培训。工作人员不仅应熟悉照片档案数据系统，还要了解、掌握一些计算机、网络知识，能够解决一些日常使用中的常见问题。
2.建立容灾系统
在相隔较远的异地，建立两套或多套功能相同的IT系统，互相之间进行健康状态监视和功能切换，当一处系统停止工作时，整个应用系统可以切换到另一处。容灾系统可分为数据容灾和应用容灾。数据容灾是指在异地建立本地关键数据实时复制的数据系统。应用容灾是在数据容灾的基础上，在异地建立一套完整的与本地应用系统相当的备份应用系统(可以互为备份)，在灾难发生后，远程系统迅速接管业务运行。
一、档案信息资源建设的发展进程
（一）馆藏建设阶段
档案信息资源建设孕育于各馆（室）自发的馆藏建设及实践中。各档案馆（室）在收集、利用等工作中，以自然发展的方式去服务和满足读者的需要。
（二）地区协作阶段
随着档案数量的增长和利用需求的日益多样化。各馆（室）之间开始有了协调与合作。包括编制联合目录，协调收集范围，馆际互借等，形成了地区范围的小规模配合，大大提高了档案利用的满足程度。
（三）国家布局阶段
面对档案数量的急剧增长和对档案信息的广泛、迫切需要，国家通过各种手段，如行政、经济、技术手段等在全国范围内统一规划，加强协调，对国家档案信息资源的收藏与分布进行宏观控制，从而形成一种多层次、多功能的档案信息资源保障体系。
（四）国际协调阶段
随着计算机技术与现代通讯技术的飞速发展、网络化信息领域得以广泛运用的这种大背景下，各国档案界也着手讨论如何在全球范围内对档案信息资源进行合理布局和有效配置，以实现档案信息资源共享，取得最大的社会效益和经济效益。
从上述发展进程中，我们可以看出档案信息资源建设是馆藏建设从微观走向宏观，从局部纳入整体的必然结果，同时也是社会信息化的必然要求。合理布局和有效配置作为档案信息资源保障系统的龙头部分，是传递于系统和利用子系统的前提和基础。
二、档案信息资源有效配置的基本内容
档案信息资源有效配置包括档案信息在时间、空间和数量三个方面的配置。
（一）时间配置
所谓档案信息资源的时间配置是指在不同的时态上对不同种类的档案信息资源进行合理的时效分布。目前在我国现存的档案馆网中，网点之间的时间配置只有中央一级真正做到，如第一历史档案馆、第二历史档案馆就分别收集保管明清档案、民国档案和建国后档案。省市一级为避免馆（室）机构的设置过多，时间配置一般在各网点之间进行，即对馆藏中不同历史时期形成的档案进行量的控制。
（二）空间配置
空间配置是指档案信息资源在不同地区、不同行业之间的分布，实质上是在不同使用方向上的分配。由于档案的形成机关具有一定的区域性和等级性，档案不可避免地带有自然形成的区域性和等级性。因此，对档案信息资源进行布局和配置时就应该充分利用和遵从这种特点，各网点以区域和等级为基础，收集保存本地区、本级的档案，减少不必要的重复和浪费。我国档案信息资源的空间配置在网点之间，具体表现为两个方面的结合，即综合性档案
馆以行政区划来划分，专业档案馆则按行业系统来划分。
（二）数量配置
档案信息资源的数量配置通常是与时间配置或空间配置相结合的，即特定时间或特定空间内对档案信息进行量的控制和协调，这种数量配置既包括总量配置，也包括个量配置。总量配置，如一定时期内，对国家全部档案和档案机构进行计划、统计和控制工作。个量配置则是指各个网点机构之间，对不同类型、不同时期以及不同保管期限的档案进行控制和协调。
三、影响档案信息资源有效配置的主要因素
档案信息资源的配置是十分复杂的，因为资源的配置不仅仅是档案信息本身的配置，还包括与这些信息资源相配套的技术设备、人力、财力的配置。影响配置的因素是多方面的，且各因素在影响的角度、程度上也不尽相同。概而言之，这些因素主要包括在人文、经济和技术三个方面中。
（一）人文因素
一切社会活动最终都是人的实践活动，作为活动中主体因素的人总是起着至关重要的作用。影响档案信息资源有效配置的人文因素主要包括两方面：一是活动主体档案管理者及其所创造的管理环境。科学的管理体制是进行信息资源有效配置不可缺少的手段。档案信息资源的科学管理就是运用现代化管理方法来研究档案信息资源在社会实践活动中利用的规律，对档案信息资源配置过程中的种种矛盾进行规划和组织协调，以求得最优化的经济效益和社会效益。
二是档案利用者的情况。利用者的职业状况决定了他们对某一档案信息资源的需求程度和使用能力的不同，这种不同必然会反映到利用效果实现程度的不同。利用者受教育的程度也决定了他们在表达需求上的差异。因此在档案信息资源配置过程中应加强对档案利用者和档案工作者的管理和服务.注重体现对他们应有的人文关怀。
（二）经济因素
资源配置的主要手段之一就是市场。但是由于档案部门不是社会财富的直接创造者，因此受市场机制的影响较其他信息资源要小。但这并不等于档案信息资源的配置完全不受市场机制的作用影响。档案的种类和范围十分广泛，其中有些部分如科技档案是可以进入信息市场的，并通过市场和价格体系实现科技档案信息资源的最适度配置。
（三）技术条件
影响档案信息资源有效配置的技术因素主要有两方面：一是现代网络化技术。网络化是档案信息资源实现共享的必要条件和物质基础，也是它的最终发展目标。而档案信息资源的有效配置与共享是一个问题的两个方面。随着电子计算机和通讯技术在档案部门的广泛运用，各种数据高密度的存储和远距离传输，使档案事业发生了深刻的变化。二是档案信息转移技术。以网络技术为基础的共享网络并不能解决档案部门内的一切问题，不能完全替代传统的服务。所以在拓展共享网络，缩减传统合作的同时，应保持一定的传统档案机构之间的合作。
1 电子档案归档现存问题分析
电子档案归档工作是档案管理部门重要的内容之一，但是当前仍然存在一些问题，下面对几种常见问题进行说明：其一，电子档案独立性较差。当前多数企?I的电子档案均由纸质档案生成，独立性较差，并且多数企业对电子档案管理工作过的重视程度不够，随意更改和丢失等情况时有发生，导致电子档案的真实性和完整性明显减低；其二，电子档案归档流程存在问题。电子档案归档主要指工作人员对整理完成的电子文件的属性进行判断，之后对其进行拷贝，进而实现长期存储的目标，但是当前一些企业在电子档案归档过程中不能严格按照相关流程进行，例如：未对电子档案真实性和属性等进行判断便直接进行归档处理，这种情况导致归档工作杂乱无章，工作效率和效果较差；其三，档案管理人员专业水平有限。电子档案归档工作对工作人员的专业知识和技术有较高的要求，但是当前工作人员在专业水平上存在较低的问题，在实际工作过程中会出现一些人为失误，导致电子档案归档工作无法取得预期效果。
2 提高电子档案归档工作效果的措施
第一，构建合理的电子档案归档管理体系。为了对电子档案归档的合理性进行提升，档案管理部门需要根据实际情况对归档管理体系进行构建，主要包括如下内容：其一，所有待归档的文件不能分散保存，需要及时进行归档；其二，制定科学、统一的整理方法，在正式归档前工作人员需要做好电子文件整理、鉴定及监测工作，此工作由文件形成部门负责；其三，对电子文件载体质量，格式以及规格等进行明确规定，让各部门对待归档文件按照规定要求进行调整；其四，制定责任制度，保证电子档案归档中每一项工作均有直接负责人，保证每项工作可以落实到实处，从而使电子档案归档工作保质保量的完成。
第二，对电子档案的真实性和完整性进行严格检查。在电子档案归档前工作人员需要对其真实性及完整性进行严格的检查，检查内容主要包括：对其同纸质文件内容是否相同及文件载体、格式和规格是否符合规定要求等进行判断，进而为其真实性提供更多保障。为了实现上述目标工作人员可以从如下几点着手：其一，在收集电子档案时需要对一些重要文件的原本进行保留，如果后期需要修改必须在保留原本的情况下进行，此种做法可以保留多种不同版本的电子档案，可以为后期真实性检查工作提供便利条件；其二，对一些新式的设备和软件进行合理应用，使用其对电子档案中数据计算是否准确进行检验，在发现问题后可依及时进行调整，从而对其准确性进行提升。
第三，对电子档案归档方法进行合理选择。现阶段电子档案归档方法主要有物理归档、逻辑归档和双套制归档三种，下面分别进行说明：其一，物理归档。物理归档方法又分为介质归档和网络归档，前者主要指文书部门将整理完成的电子文件储存在相应的介质后上交至档案管理部门，后者主要指在网络平台上将电子文件传送至档案管理部门相应的设备上。其二，逻辑归档。逻辑归档主要指文书部门将电子文件相对应的逻辑地址发送给档案管理部门，其在网络上对电子档案进行管控，此种归档方法能够保存电子档案原有的物理存在位置，并且不能进行随意更改，电子档案完整性较好。其三，双套制归档。双套制归档主要将上述两种方法进行联合使用，并且需要将相应的电子档案制成纸质版同时进行归档，此种方法能够对电子档案丢失后造成的影响进行规避，可以根据纸质版再次生成电子文件。在实际归档过程中档案管理部门需要根据电子档案的类型对归档方法进行合理选择，从而保证归档工作的质量和效果。
3 加快档案信息化建设速度的措施
第一，构建电子档案管理记录系统。为了更好的保证电子档案的真实性和完整性，档案部门需要对构建电子档案管理记录系统工作产生足够的重视，利用此系统可以自动的对电子文件生成、增添、删除以及归档时间等进行准确记录，能够最大程度的减少随意更改情况出现的可能，同时可以为档案信息化建设工作提供更多的数据支持，加快建设速度。除此之外档案管理部门需要建立专门的电子档案数据库，在数据库中对各类档案的多种形式和版本进行保存，为后期工作人员研究过程提供更多的有利条件。
第二，对档案信息化技术水平进行提升。通过提高信息化技术水平可以为档案信息化建设工作奠定坚实的基础，档案管理部门可以从如下几方面进行：其一，加大基础设施投入力度。档案管理部门需要根据实际情况对计算机，路由器，扫描仪以及服务器等基础设备进行合理配备，以供工作人员开展各类工作进行使用，通过配备上述基础设备后一些工作的效率和效果均明显提升，并且为电子档案归档及后期管理提供更多的便利。其二，在电子档案数字信息录入工作产生更多重视，工作人员需要边整理边录入，从根源位置对数据和信息错误的情况进行杜绝，使用双套制的方法进行归档，在保证归档效果的同时可以最大程度的减少工作量。其三，设定相应的权限。档案管理部门首先需要对密级标准进行合理制定，在制定完成后严格按照其要求对归档的电子档案进行分类，主要包括公开档案、内部档案和机密档案等，之后需要设置登录名和登录密码，在查找或者阅读机密电子档案时需要进行身份验证，在验证成功后才能进行一些服务，从而保证电子档案的安全性，减少丢失或者篡改等现象出现的可能。
第三，对电子档案工作人员进行培训。当前从事电子档案管理工作的人员在专业水平和素质等方面存在参差不齐的问题，一些工作人员对此项工作内容和相关标准的了解较为粗浅，无法更好的进行工作。为了对上述问题进行解决档案管理部门需要对工作人员进行专业培训，通过培训过程让其对电子档案工作产生更多的了解和认识，并且能够对自身知识和技术进行丰富，为后期实际工作奠定基础。与此同时在引进先进的设备或者技术后也需要对工作人员进行培训，让其对设备和技术的使用技巧进行掌握，能够将其正确的应用于工作中，从而推动档案信息化建设步伐。
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