时间：2022-11-07 12:32:51
导语：在档案数字化工作计划的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
（一）高效便捷，易于管理。档案管理数字化是将档案管理与现代电子技术相结合，将纸质的档案转化为数字档案，在电脑中进行存放。由于数字档案其存放于电脑之中，以电子数据信息的形式存在，因此数字档案仅占有虚拟空间，而不占据实体空间，这就有效的减小了工作人员在进行档案查询与整理过程中的困难，降低了工作人员的工作量。又由于电脑系统在查询，搜索等方面具有一定的优势，因此在进行档案查找与编辑的过程中，可以有效的减少档案管理人员的工作时间，提高了档案管理的工作效率。
（二）系统严密，安全性高。传统纸质档案由于数量巨大，占地面广，因此在进行档案管理的过程中经常会由于管理过程中的疏漏造成档案信息的外泄或者档案的丢失与损毁，使得档案管理的质量下降，并对事业单位中工作人员的个人隐私造成影响。对档案管理进行数字化管理后，工作人员可以通过电脑技术的应用，建立起有效的电子档案管理系统，并针对档案的重要性设立不同层级的安全保护措施。同时，针对档案的查阅进行严格的规定，可以通过设立密码，指纹识别等方式，提高档案的管理的安全性。
（三）网络管理，调取方便。我国大多数事业单位内部都建立起了适宜企业内部工作展开的局域网络，企业各部门之间可以通过网络的应用加强部门间联系，实现各部门间资源的共享。档案管理工作人员将档案信息录入电脑系统后，企业中的各部门可以通过单位内部局域网络，通过密码验证的方式进入档案数据库中进行档案的调取与查阅，这样不仅可以减少档案调取过程中的时间，同时也减轻了工作人员的工作负担，使得工作人员的档案资料可以在企业内部进行快速的流通，提高企业各部门间的办公效率。
二、档案管理数字化的工作重点
（一）建立管理体系，完善管理制度。档案管理数字化在我国刚刚开始普及，我国大多数事业单位在进行应用的过程中，在管理制度与管理方法等方面仍存在着不足。因此有关事业单位应加大对数字化档案管理的了解，在原有档案管理的基础上进行新制度的建立，通过建立管理体系，完善管理制度的方式，促进数字化档案管理的进一步完善。值得注意的是，在进行管理体系以及管理制度的建设过程中，有关人员应对数字化档案管理的科学性，合理性进行有效的引导，确保数字化档案管理可以保有旺盛的生命力，不断的向前推进。
（二）培养专业人才，保障录入质量。由于数字化档案管理需要借助计算机技术以及网络技术的支持，因此传统的档案管理人员在进行工作的过程中经常会出现一定的局限性，难以有效的对计算机进行操作，无法完成正常的信息录入与管理工作。鉴于此，有关事业单位应对单位内部档案管理人员的素质进行提升，保障管理人员的工作质量。首先，事业单位应有针对性的进行专业人才的培养。针对数字化档案管理对计算机技术与网络技术的需要，组织档案管理人员对计算机技术以及网络技术进行学习，并在学习一段时间后进行技术的考核，以便验收培训的成果。其次，要保障信息录入的质量。档案信息是事业单位员工的基本信息，其对事业单位内部员工未来的发展，以及事业单位对员工的了解等都有着一定的影响。因此，有关事业单位应加强对档案信息录入的监督，确保信息录入的准确性。
（三）关注网络安全，提高技术应用。就目前我国的网络环境而言，其在很多方面存在不稳定性。尤其网络安全问题更是现在社会大众普遍关注的问题。档案管理数字化需要将档案信息进行网络化管理，实现档案信息的网络流转。因此提高网络安全是实现网络管理数字化的重要条件之一。档案管理部门在进行网络安全管理的过程中，首先，应注意对网络安全技术的应用，对现代网络科技的发展给予关注，积极引进最新的病毒查杀软件，提高网络的安全系数。其次，工作人员在进行电脑操作的过程中，应保持小心谨慎的态度，避免进入不安全的网站，点击不可靠的邮件。最后，工作人员应做好电子档案信息的备份，避免因病毒袭击造成电子档案的丢失，影响档案管理工作的进行。
（四）完善硬件设施，打造保密机制。要想有效的促进档案管理的数字化，有关事业单位不仅要从人员与制度等方面入手，同时还要对档案管理过程中硬件设施给予足够的关注。档案数字化管理中的硬件设施主要指电子计算机设备，扫描设备等。由于现代电子产品更新的速度日新月异，因此档案管理部门应定期的对市场上的电子产品进行关注，对于本单位中过于陈旧的电子设备进行及时的更换与维修，以满足档案管理数字化的需要。
高校数字化的档案信息从传输、存储到显示利用都要通过计算机来实现，计算机和网络是生成和利用数字档案信息的基础和前提，离开计算机软硬件和网络的传输，数字化的档案信息就不可能读取和显示，因此，数字化档案信息对计算机及网络有很强的依赖性。然而众所周知，计算机及网络具有一定的不安全性，因为计算机网络的某些隐患，有时会使档案信息遭到毁灭性的破坏，这就产生了档案信息的安全问题。如何确保数字化档案信息的保密性、完整性、真实性和可利用性，给高校档案数字化工作带来了极大的挑战，对高校在档案数字化进程中采取先进技术和有效措施，保障高校档案信息安全提出了较高的要求。
二、数字化进程中高校档案信息安全现状
档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。
1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。
目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。
2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。
目前，没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范，来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。
3.高校档案数字化评估、防范少，档案信息安全缺乏预警能力。
高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态，常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确，业务操作不规范，有越岗代岗现象，有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件，难免带来病毒侵袭等隐患，造成数字化系统瘫痪，使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上，不能主动防御和动态保护档案信息安全。
4.高校档案专业人才短缺，档案信息安全保障缺乏发展能力。
在档案信息开发和利用过程中，人始终参与其中，是档案信息安全的制造者，也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中，专业的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、数字化进程中高校档案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。
法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中，要保证高校档案信息安全，必须加强法制管理，充分运用法律手段，规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道，进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前，高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规，加大执法力度，严格执法，切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用，另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题，上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规，尽早出台有效的专门的法律依据。同时，高校也要根据自身的实际情况，修订数字化档案信息安全管理办法。
2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。
档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准，其目的在于保证档案信息系统的安全运行，保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展，制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范，结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准，保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容：一是网络基础标准，主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面；二是应用标准，基于部分高校档案数字化信息也会面向公众，为社会提供必要的服务，所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等；三是应用支撑标准，主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准，能给高校档案数字化提供各种支撑和服务；四是信息安全标准，主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准；五是管理标准，主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。
3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。
数字化档案信息是高科技产物，因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样，归纳起来主要有：软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等，这些都会对信息安全构成隐患，但只要有防范意识，绝大部分风险都可以规避。目前，高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种：一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，在外部网与内部网之间建立起一个安全网关，从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况，以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用，它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性，防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限，如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制，增加了安全保护，可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志，并对日志进行统计分析，进而对资源使用情况进行事后分析，它也是发现和追踪事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。
数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理，它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组，负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动，对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估；不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训，有效地遏制来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力和隐患发现能力，确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。
5.高素质的人才是高校数字化档案信息安全的保证。人员管理是高校数字化档案信息安全工作中最关键的部分，也是最难的部分。应对各个时期的安全风险，有效管理参与人员应建立在以下两个假设之上：一是人人都可能带来不确定的安全风险因素，人人都肩负着保证信息安全的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时，也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。二是参与人员分工不同，每类人员参与档案信息安全的工作分工也不同。在保证档案信息安全工作计划中，应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者和利用者的权利、责任和义务。
四、结语
1规范操作原则在农业科技档案数字化建设的过程中,无论是纸质载体数字化,还是接受电子文件,都必须制定和实施农业科技档案工作标准和规范,统筹规划,有序推进,实现依据标准化、程序规范化,尽可能避免在保管和使用中出现各自为政、互不兼容、重复建设等现象,提高数字化工作的质量和效率。2安全管理原则任何事情的发展都是矛盾的结合体,农业科技档案数字化建设虽然比传统的管理模式有较大优势,但同时也对农业科技档案的保密提出了更高的要求。众所周知,随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,在进行农业科技档案数字化建设的过程中,必须采取有效的安全防范措施,充分保证农业科技档案信息的安全性。3效益优先原则农业科技档案数字化建设需要投入大量的财力、人力、物力,因此,必须以利用需求为导向,将年限较长、具有馆(室)藏特色、最为珍贵以及利用频率高的农业科技档案优先数字化,达到效益最大化。4分工协作原则农业科技档案数字化建设相当繁琐,涉及面广,必须坚持分工协作、整体配合、长期坚持、相互理解的工作理念,充分发挥单位各个部门和各类人员的作用,明确工作任务,落实责任分工,真正做到各司其职,各施其能,协调配合,共同推进农业科技档案数字化建设。
二、农业科技档案数字化建设的内容
1建立高效的农业科技档案信息采集和存储平台根据数字化档案管理的要求,健全农业科技档案信息采集平台。一是,建立电子档案目录和电子档案录入接收工作室(即电子文件备份站),配备计算机设备,实现目录数据和电子文件的采集工作;二是,建立扫描工作室,配备普通平板扫描仪、高速扫描仪、专用照片扫描仪、缩微胶卷转换仪等设备,实现科技档案由传统介质向电子信息的转换;三是,建立安全可靠的科技档案信息存储平台。数据存储采取磁盘阵列柜、磁带机、光盘库等设备,进行磁盘阵列自动备份、光盘刻录备份、磁带备份、异地备份,实现档案信息的安全存储。2建立农业科技档案数字化管理系统配合数字化档案的建设目标,逐步建立动态更新的农业科技档案数字化管理系统,综合档案室内建立农业科技档案检索数据库,在室外建立与农业科技相关的电子文件归档系统,并实现接口统一,动态及时归档。3建立和完善农业科技档案信息资源库完善资源库建设是做好农业科技档案数字化建设的重点,主要有两个不同层次:一是,农业科技档案目录数据库建设。根据专业标准科学选定农业科技档案目录数据库结构,将室藏农业科技档案的案卷级目录和卷内目录全部输入微机,建立科技档案目录数据库,并加强机读目录数据库的质量控制,规范着录标引,包括着录格式的标准化、着录数据的完整性和着录数据的标准化;二是,农业科技档案全文数据库建设。利用数码相机、扫描仪等技术将馆(室)藏纸质载体的农业科技档案原件进行数字化处理,并将扫描件与机读目录对应挂接,实现全文检索。4建设农业科技档案信息服务网络农业科技档案信息服务网络建设包括农业科技档案信息网站建设、内部局域网建设等,与市政务网、公众网联网,建立上至国家科技档案馆,下联农业部门和农业科研单位,形成四通八达的“农业科技档案信息高速公路”,向广大科技人员提供农业科技档案各类信息的服务,充分发挥农业科技档案的作用。
一、目前状况
××工商所现有工作人员__名，按照一室两队设置，巡查队共_名工作人员，分成_块“责任田”进行网格式监管；辖区内_个乡，_个街道，____户个体工商户，___户企业。
××同志负责的巡查区域为：××乡__个村，××乡__个村，两个街道，_条街，_条路，方圆共计___平方公里；有___户企业，___户个体工商户；其中食品经营单位___户，高危行业__户（加油站、液化气站、化工厂）。
为提高工作效率，更新工作方式，该所在刘培路巡查组率先运用电脑、数码相机等设备，留下食品经营单位和高危行业的资质材料，可随时掌握其状况。同时对所了解到的企业的困难、要求、意见等信息，进行同类分项，综合分析，进一步促进了监管职能到位，提升了服务质量。
二、主要做法
（一）建立书式、电子式市场监管档案
_.对管辖区域的××乡、××乡所有企业，个体工商户有照、无照经营户，建立了书式档案。
_．建立食品经营单位和高危行业经营单位书式档案。
_．建立校园周边___米之内经营业户档案（书式）。
_．建立××乡、××乡、南区企业个体开业档案。
_．建立××乡、××乡、南区企业个体年检档案。
_．建立企业、个体工商户专项整治档案。
_．建立企业、个体工商户巡查记录存档档案。
_．建立企业、个体工商户预警通知书存档档案。
_．建立企业、个体工商户开业年检遗留问题档案。
__．建立企业、个体工商户检查汇报材料上报档案。
__．建立企业经济户口档案（前置审批文件、营业执照、法定代表人照片、身份证、联系方式），在建立书式的基础上，全部录入了电脑，实行档案电子化。
（二）建立书式、电子式、影像式经济户口，熟知企业、个体户基本信息
_．对企业、个体工商户的食品经营单位的场所及牌匾、自律制度宣传画，经营者现场销售场面和负责人，以及卫生许可证、营业执照、法人身份证、照片、联系方式等进行影像信息获取。
_．对高危行业的企业及个体工商户在采取上述做法的同时，还对其机械、设备、安全防火公示板、用具、用品、防火标识等进行影像信息获取。通过书式和影像获取的信息，直接录入计算机，建立电子式信息监管经济户口，以便及时查阅。
（三）建立辖区管理书式影像座标图，熟知企业、个体经营位置
将管辖区分为三块：一是建立金珠乡行政区域座标管理图；二是建立江北乡行政区域座标管理图；三是建立南区行政座标管理图；四是建立食品经营单位、高危行业座标管理图。在图上标注企业、个体工商户字号名称和经营者，标注路线图（地名），对于座标管理图进行影像化录入电脑实行电子化管理。
（四）建立文字材料、报表、检查情况表格数字化目标管理机制
_、对巡查组的工作计划、安排、分工进行书式表格数字化负责制录入电脑成为电子式。
_、对辖区内的企业、个体工商户数字统计进行书式表格数字化统计，达到一目了然，准确上报。
_、对食品经营单位、高危行业书式表格化统计，达到心里熟知，准确无误，录入电脑电子化。
_、对巡查记录封面、目录内容方面进行封面、目录表格打印填写制式化，评定等级，签名盖章统一化。法人彩照粘贴巡查记录左上角，达到标准化，录入电脑电子巡查记录。
一、医院档案管理工作存在的主要问题
1、档案观念疆化，意识淡薄。众所周知，医疗是医院的中心工作，得到重视是无可非议的。本文要阐述的是，在医院管理工作中重视医疗工作而轻视档案管理工作的观念较为普通。这种现象，无论是医院的领导者还是医务工作人员均有存在。他们对档案及档案工作的重要性缺乏认识，视其可有可无，末得到足够的重视，使不少医院的档案工作滞后于全国档案事业的发展速度，医院档案的作用不能充分得到发挥。医院领导在工作规划中往往忽视档案工作，很难摆上日事议程，对档案管理及档案设备等投入较少，以致档案管理工作水平难以适应信息化建设的需要，也影响了医院整体管理水平的提高。
2、档案管理工作制度不健全。按照规定，二级以上医院均应成立综合档案室，实行统一管理全院各种各类档案。在实践中，虽然多数医院都按档案管理目标的要求成立了综合档案室，实行统一管理，但由于档案管理制度不健全，使档案在收集、整理、保管、鉴定、统计以及开发利用诸多方面都比较困难。有些部门为使用方便，甚至不愿移交本科室的档案材料；更有甚者还将日常工作中形成的重要档案材料据为已有，人为地造成了医院档案材料的不齐全完整，档案信息资源链出现严重缺陷。
3、档案管理人员缺乏专业知识和技能。在医院档案管理人员中，可分为专职档案工作人员和兼职档案工作人员两种。二者中，档案专业出身的人员很少。他们当中，相当多的人员未经过系统的档案专业理论学习，文化程度、理论水平、专业素质等方面参差不齐，缺乏从事档案工作所具备的基本理论和基本技能，虽然他们在实践中得到了一定的锻炼和提高，但距现代化档案管理工作的要求还相差甚远，远不能适应现代化档案管理工作的需要。况且许多档案人员的思想观念还跟不上时代的科学发展，在管理水平上缺乏创新精神，这也与现代化医院建设不相适应。
4、档案管理设施不适应发展的需要。医院档案管理设施落后这是一个不争的事实。因为，医院的工作重点即医疗，医院的领导者对此投入不惜代价，而对档案工作方面的投入是紧上加紧，少得可怜。档案库房面积狭小，有的还是办公室、档案库房和阅览室同间，档案装俱陈旧切杂乱不一，数量不足，不符合档案保管要求，严重地制约了医院档案工作的进程。
二、做好医院档案管理工作的途径
为适应社会主义市场经济体制对医院发展的要求，准确把握新时期医疗发展的特点，做好医院的档案管理工作，使医院档案更好地为医院管理及社会医疗服务，是医院档案工作者面临的新任务。
1、依法制档，提高全员档案意识。医院档案部门（或档案工作人员）要积极主动行动起来，大力宣传《档案法》，提高医院领导与职工的档案意识，使其充分认识到档案工作的重要性，认识到档案与自已有着密切的关系，以便更好地支持档案管理工作，从而逐步形成重视档案意识的氛围。医院档案管理工作能不能得到重视和发展，关键是否能取得医院领导的高度重视和支持。医院档案工作作为医院工作的一个组成部分，其作用在于为医院领导决策、医疗管理以及社会医疗等各项工作服务。医院的科学发展，需要档案部门提供宝贵的档案信息为依据。这就要求医院领导要切实加强对医院档案工作的组织领导，将其纳入医院工作计划、管理体系和岗位责任制，使医院档案工作得到良性发展。
2、建立健全医院档案管理制度，实行规范管理。档案管理工作作为医院整体工作的一个组成部分，没有严格的规章制度是难以保其顺利开展的。因此，在档案管理中要建立一整套医院档案目标管理考核制度和各种类档案归档制（下转第60页）（上接第58页）度。按规范要求，准确把握立卷的重点，力求做到标准统一、分类科学、组卷合理、编目清晰，实现有序化管理。对医院各种档案要分门别类，形成体系，便于保管和利用。移交时，做到交接有手续和清册，档案要齐全完整。通过规章制度和规范化管理等手段，使医院档案管理工作逐步走向制度化和规范化的轨道。
3、提高档案管理人员业务素质，确保档案工作有效开展。医院档案工作的科学发展，人才是关键。一是要引进档案专业人才，提高档案队伍的整体素质。二是应支持和鼓励现有从事医院档案工作人员的业务培训，学习掌握现代化档案管理的新方法和新技术，提高专业水平，适应档案管理现代化和数字化的需要。
4、积极做好医院档案开发利用工作，纳入医院综合信息实行一体化管理。档案信息管理系统是医院综合信息管理系统中的一个子系统，将这个子系统融入医院整体信息化工作中，就能够为医院管理决策和医疗的参考提供更多的有效信息资源，形成更具有综合价值的信息源。这就要求档案部门（或工作人员）在做好档案收集、整理、保管和提供利用的同时，应积极主动开发档案信息资源，形成数字化信息，并及时并入医院综合信息管理系统，用数字化信息为全院管理服务，为医疗实施服务，为社会医疗服务。通过利用档案为医院创造良好的经济效益和社会效益，提高医院档案工作在医院管理工作中的地位，推动医院档案工作的规范化建设与科学发展。
三、几项保障措施
1、为使医院档案工作目标管理有效执行，要成立由分管档案工作的领导任组长，医院各部门主任、护士长为成员的档案工作目标管理领导小组，负责对档案工作目标的统一领导和组织协调，责任到位，层层落实，以此形成的自上而下、层层抓落实的管理模式。
关键词:水利；档案管理；信息化
一、引言
水利档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等。
党的十六大报告指出:“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”，我国已将信息化建设作为国民经济和社会发展的首要内容。水利事业置身于社会经济发展之中，必须加快水利事业现代化步伐，实现水利信息化。我国水利信息化工程自“七五”期间起步，2003年《全国水利信息化规划》出台，标志着水利信息化的全面展开。
水利档案工作是水利基础工作的重要组成部分，水利档案信息化应是水利信息化建设中的重要环节，现阶段其内容包括档案信息的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、信息资源的开发利用、档案信息化人才的培育以及开发利用的制度制定等等。当前，水利档案信息化建设的步伐在水利信息化整体建设进程中已显滞后。
二、水利档案信息化建设存在的问题和困难
当前，水利系统内档案信息化建设初步运用微机进行档案信息的存贮、检索，提高了档案利用的查全率、查准率，但仍然存在一些亟待解决的问题:一是重视力度不强。系统内部偏重于防汛防旱、工程建设、资源管理等业务的信息化建设，对支持和服务于全局的综合档案管理信息化建设重视不够，推进力度不强，减弱了档案信息化建设推进全局工作的功能和贡献。二是档案人员缺乏现代化档案管理技能。在办公自动化普及过程中，档案计算机应用仅限于目录级检索，因未进行系统地培训和学习，一些水利系统档案管理人员尚未完全掌握电子档案归档管理、室藏档案数字化、网络咨询服务等方面的专业知识和操作技能。三是档案信息资源建设重点不够突出。四是缺乏统一规划和技术支持。开发一些专业应用软件时，没有同步建设综合档案管理系统，信息化建设各自为政，未形成统筹安排、全面协调、整体推进的局面。水利档案信息化建设的长远规划和近期目标不够明确，尚未确定数据的统一格式和标准。
从总体上看，水利系统档案信息化工作还不能适应形势发展的需要，主要表现为:
思想观念落后，信息意识淡薄。受传统的档案服务观念的制约，部分档案管理人员思想观念落后、信息意识淡薄，没有能够用科学的、发展的眼光去看待和应对，在信息化、数字化面前显得束手无策，缺少应有的开拓精神。
档案人员缺乏现代化管理技能。部分人员虽然使用了计算机，但仅限于目录级检索，缺乏电子档案归档管理、室藏档案数字化等方面的专业知识和操作技能。
档案信息化建设力度不强，进程缓慢。在开发一些专业应用软件(如防汛防旱指挥系统、水质监测系统、水资源管理系统、电子政务信息系统等)项目管理系统时，没有同步建设综合档案管理系统，已购置的档案管理软件在系统内尚未普及运用。
档案信息资源建设落后。系统内各级档案管理工作发展不平衡，综合档案室偏重于纸质档案的收集，对电子档案、声像档案、实物档案、专业技术档案的收集还不够。
三、水利档案信息化建设基本原则
水利档案作为水利建设过程的真实记录，应不断改进思想观念、管理方式及管理手段，依据适合水利行业和档案工作规律和特点的档案信息化建设的基本原则，加快推进水利档案信息化建设，利用较短的时间，初步实现水利档案资源数据化、服务利用网络化、管理工作科学化。
以档案信息开发和利用为中心的原则。在档案信息资源中除去部分关系到国家利益和安全以及个人隐私的以外，大部分是可以开放和利用的。档案信息化建设，特别是各种系统和软件的开发，要围绕开放和利用来设计、展开。
统一规划、统一标准规范的原则。由于受档案实体管理模式和方法的影响，档案信息化管理的标准规范也变得比较复杂且较难统一，再加上系统内档案信息化起步以后，未能及时研究统一标准和规范，给档案信息的传输、接收和整编带来较大困难。
抓住重点、阶段性推进的原则。水利档案信息化建设不可能一蹴而就，要经过起步、试运行、成熟、全面应用的发展阶段。现阶段工作的任务应为档案信息的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、信息资源的开发利用、档案信息化人才的培育以及开发利用的政策法规、标准的制定等。
以基础工作带动数据库建设的原则。档案信息化特别是信息库的建立，要依靠基础工作一点一滴地建立起来。夯实基础工作，建立和完善数据库，是信息化建设的核心和关键所在。
四、水利档案信息化建设的具体措施
加强领导，增大投入，确保档案信息化建设有序发展
第一，加强领导是核心。应成立由分管领导挂帅的，各部门负责人参加的领导小组，研究总体发展方案，确定阶段性工作目标，统筹协调解决在建设过程中遇到的问题和困难。明确工作机构和工作人员，落实具体工作任务并跟踪监督检查。把档案信息化管理纳入系统内的年度工作计划，列入所属各部门管理目标责任制内容内进行考核。
第二，加大投入是关键。水利档案信息化建设是一项综合性、前沿性的系统工程，不仅需要完成大量的基础工作，配备一定规模的硬件设施，还要进行适合本行业的软件开发利用，这些都需大量的人力、物力和财力，每年度资金的投入要与信息建设的任务相匹配，支撑系统的有序发展和正常运行。
注重管理，丰富室藏，加快档案信息建设
档案信息资源建设是档案信息化建设的核心。水利档案专业性、技术性强，涉及管理门类广，因此水利档案信息资源建设必需从源头上加以关注。首先，要制定与水利信息化相协调的档案信息化建设工作计划，宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新。其二，要增强综合档案室的业务监督、指导职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，建立水文数据网上归档流程等各专业的档案归并录入规定，实现各门类档案收集、管理的标准化、规范化，丰富室藏。其三，推广档案管理软件的运用，推进水利档案综合目录数据库的建设，实现案卷级、文件级的电子检索。其四，加大电子文件归档管理。必须以成熟的软、硬件环境和良好的管理制度为前提。综合档案室作为归档文件的信息接收和管理的职能机构，要积极创造条件，建立信息管理制度，保证本系统的电子文件的真实、完整、可靠、安全地保存。严格执行电子文档和纸质文档同时归档的双套制管理办法，最终实现“数字化档案室”。
以人为本，注重培训，促进档案队伍建设
档案信息化管理是以计算机技术应用为载体，这就要求档案工作者不仅要具备图书、情报、档案学的专业知识，还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。加快培养和构建一支档案信息化建设的复合型多层次的人才队伍是当务之急。目前可以从以下几个方面入手。第一，要制定切实可行的培养计划，鼓励专、兼职档案人员通过在职培训、业余进修等多种形式，根据缺什么补什么的原则，提高档案工作者掌握和运用信息技术的技能。第二，要注意引进信息技术、计算机、数据库、网络技术等方面的专业人才，优化人员结构，以适应档案工作现代化的需要。第三，加强对档案工作者信息意识培养，改变传统档案“重藏轻用”的局面，使档案人员充分运用信息资源管理理论和信息技术手段，对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。第四，建立必要的激励机制，充分发挥档案管理人员爱岗敬业，积极进取的工作热情和主观能动作用，提高工作效率和质量，从而增强档案管理改革和发展的动力。
参考文献
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关键词：国土资源；档案管理；信息化建设
随着知识经济时代的到来，全球已经基本实现了信息的共享与同步，而人工智能、多媒体技术、卫星通信技术和计算机网络等技术的快速发展，信息化覆盖了社会发展各个领域[1]。由于社会各项事业以及经济建设的发展，国土资源各项业务有所增加，各级国土资源的专业档案数量也随之增多，这就需要建立有序、统一和集中管理的国土资源信息化工作，从而实现国土资源档案事业的可持续发展。
1 国土资源档案概述
国土档案资源详细记录了各项目建设的土地分类变化和占用土地情况、房地产土地交易变化过程与权属来源等，是耕地保护、土地利用规划、土地权属管理和土地确权等国土工作的有力依据。通常国土资源档案具有自身的特点，具体如下：①易变更性。国土资源档案的易变更性主要体现在地籍方面，地籍可被简单分解，如明确这块地的坐落位置、面积大小和所有人等。由于地籍会受人为和自然等因素的影响而导致地籍变更，因此需要档案管理人员及时登记档案变更，保证档案信息的最新化。②复杂性。国土资源档案具有较高的专业性，档案种类之间错综复杂且相互兼容，导致其具有复杂性的特征，如土地出让项目档案既属于科技档案又属于文书档案，这是因为其含有用地位置平面图以及土地出让证明材料等。③多样性。国土资源档案具有的繁多的种类，包括业务性档案和综合类档案等，其中业务性档案涉及地矿档案、土地利用规划档案、地籍管理档案等；综合类档案涉及电子档案、实物档案、声像档案以及文书档案等[2]。由于国土资源档案的多样性特征，致使档案管理工作难度有所增加，传统的管理模式已经无法满足实际需求，因此加强信息化的档案管理显得尤为重要。④完整性。国土资源档案完整性很高，如一块土地的利用和报批，在实际利用过程中经常会出现违规操作等问题，这些都需要在档案中进行详细记录，确保档案的完整性。
2 国土资源档案管理信息化建设的意义与路径
（一）意义
随着信息时代的到来，传统的国土资源档案管理模式已经难以满足时代的发展需要，而档案管理信息化建设能够利用计算机等技术来快速高效管理与存取档案信息，减轻管理人员的负担，促进档案管理准确性的提升，因此加强档案管理信息化建设显得尤为重要。以往在管理档案资源是多是采用纸质档案，受环境和条件等因素的影响，纸质档案在长时间储存过程中会出现字迹模糊、破损、丢失等情况，影响国土资源部门各项工作的顺利开展，因此需要做好国土资源档案信息化建设，形成电子版的档案，以此提高档案管理工作效率，达到档案高效与长期保管的目的。另外，国土资源档案中涉及国土资源活动、个人、相关单位和国土等的信息历史记录，便于人们观看与查阅，有利于维护群众和相关单位的利益。
（二）路径
1、提高认识
要想实现国土资源档案管理的信息化建设，需要对其进行高度重视与正确认识，明确信息化建设的重要性，积极转变管理理念和管理模式。在传统的国土资源档案管理工作中，管理人员不了解信息化建设的作用，没有大力支持档案管理的信息化建设工作，导致工作流于形式，缺乏实质性进展[3]。因此国土资源部门需要加强国土资源档案管理的信息化建设工作的宣传，提高人员的认识，使其能够积极参与到信息化建设工作中，提高档案信息化的水平。
2、优化工作方式
国土资源档案是一种国土资源档案的信息，在确定建设用地面积和协调土地权属纠纷等方面发挥着重要的作用，目前如何为相关事业单位和社会公众提供便捷的档案查询调阅信息，已经成为各级国土资源部门亟待解决的问题。因此档案管理人员在实际工作过程中，应该树立为各项国土资源管理工作和经济建设服务的理念，加强主动服务意识，积极拓展国土档案资源的潜能，为各部门提供档案信息资料。同时国土资源部门可以优化工作方式，采取“请进来、走出去”的方式，深入实际调研，对新情况进行详细了解，接受新的事物，创造高效灵活的档案信息化使用方法，为国土资源各项工作提供优质服务。
3、建立档案资源信息库
国土资源部门在建立档案资源信息库过程中，需要做到以下几点：①做好前期准备。部门可以对数字化档案数量进行全面汇总，初步预算数字化加工，科学制定工作计划与方案，购买相关设备以及按照专门工作场所；对于数字化对象，部门可结合档案的利用目的与特征，对利用率高的地籍管理类和建设用地类档案进行数字化管理[4]。②加强过程管理。规范管理档案交接工作，做好档案登记工作，详细规定图像的命名方式、扫描方法、处理方法和储存格式，保证档案编码与档案数量的准确性，避免档案原件遭到破坏。③强化档案数据的保密与安全。部门应该对聘用人员进行登记备案与严格审查，完善监控系统，做好数字化设备的检查工作，并对数据进行定期筛选与鉴定，遵守保密规定并加以利用，做好数据备份工作。这样才能保证国土资源档案数据的安全性，实现数据的同城备份、异质备份和异地备份
4、加强人员素质建设
国土资源档案管理信息化建设具有很强的综合性，包括国土资源部门的全部业务，要想保证档案的安全完整以及信息化建设工作的高效有序开展，档案管理人员需要具备扎实的业务知识、细致严谨的工作态度以及高度的责任心，掌握信息化建设工作的相关知识。国土资源部门需要加强管理人员的教育和培训，组织其参加各级档案部门举办的业务考察和培训等活动，通过相互交流互动来提高管理能力与业务知识；同时可以为档案管理人员提供职称与职务上升的渠道和空间，调动人员的工作创造性和积极性[5]。当然档案管理人员需要调整心态，更新观念，学习和掌握相关的网络技术知识，有效管理与分类复杂的网络信息，将国土资源档案信息的开发利用价值加以充分发挥，满足相关事业单位与社会公众的需求。
3 结束语
国土资源档案管理信息化建设是国土资源档案管理的重要发展方向，在社会服务高效化与土地管理制度深化改革等方面具有现实意义。由于国土资源档案管理的信息化建设工作相对复杂和繁琐，在实际实施过程中会出现各种问题，这就需要深入分析和研究这些问题，提高认识，优化工作方式，建立档案资源信息库，加强人员素质建设。只有这样，才能将国土资源档案的服务性能加以充分发挥，更好地服务与社会发展与经济建设，确保国土资源档案管理信息化建设的规范化与标准化，实现国土资源档案管理事业的可持续发展。
参考文献
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关键词：独立学院 教学档案 管理 信息化
中图分类号：G271 文献标识码：A
独立学院系级教学档案是系内各专业在教学活动中逐步形成的有保存价值的文件、图表、声像的资料，它是学校教学管理、教学实践、教研科研等活动以及学校教学工作发展的真实记录，它是独立学院教学档案的重要组成部分，是系级教学水平的评估指标之一，也是制定和修改培养计划和教学大纲以及计算教学工作量的重要依据。
系级教学档案管理是独立学院教育教学管理的重要内容之一，是独立学院档案管理工作的一个重要部分。随着信息技术的应用与发展和互联网在高校的普及，高校教学档案管理向数字化、网络化管理模式发展，档案的信息化管理已成为当前独立学院系级教学档案管理工作面临的重要课题。本文首先对独立学院系级教学档案管理的现状进行了分析，然后结合教学档案管理经验提出了教学档案信息化管理的对策。
一、院系级教学档案的主要构成
教学档案完整、准确、真实地记录教学实施的全过程，既是维护教学历史的重要凭证，也是教学效果评价和教育教学、教研科研决策的重要依据，它以“服务于教学”为中心，是整个教学工作不可或缺的组成部分。院系级教学档案主要包括：
第一，教学过程中学校下发的各种公文，包括：教务处下发的通知、教学和科研的规章制度、培养计划、课程教学大纲和实验大纲、毕业论文（设计）规范化文件；
第二，教学实施过程中的材料，包括：每学期的教学任务、教材征订表、教学周历、课程表、期中教学检查材料、学生各类成绩、考试试卷及相关材料、课程设计报告、实习计划和报告、毕业论文（设计）及其相关材料等；
第三，教学监督与评价中的材料，包括：调停课记录、学生评价、督导评价；
第四，教师教研科研的各类材料，包括：教师编写的教材、科研及发表的文章、课程和专业建设材料；
第五，其他材料，如系（教研室、实验室）工作计划、教研活动记录、教学工作量统计和课酬计算、W生学籍表、学生课外学分鉴定材料等。
二、院系级教学档案管理存在的问题
从教学档案的组成可看出，教学档案范围广、分类多、数量大、内容丰富、形式多样、利用频繁，同时具有时态性、动态性和专业性等特点。要管理好、利用好这些教学档案将是一项系统工程，但从目前院系教学档案管理现状而言，在管理制度、方法和手段上还存在不少问题和差距，教学档案为教学服务的功能没有真正实现。
（一）教学档案管理制度不健全
教学档案管理制度是有关教学档案审核、收集、分类、编目、整理、录入、保管（密）、查（借）阅等方面的标准和规范。虽然有些高校颁发了一些有关档案管理工作的制度，但也经常变化，没有一个系统有序的管理体制和统一的标准和制度，存在随意性、零散性，缺乏连续性、系统性，导致教学档案版本不对、格式不对、要求不符、纸张不统一、零散不全、装订五花八门；因查（借）阅制度不严格、不规范导致原始资料涂改、污损、缺失和损毁；因档案管理员保密意识不强导致资料失密、泄密等现象发生[1]。
（二）各级领导对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识
院系级教学档案作为院系教学活动全过程的真实记录和客观反映，在对院系的教学质量的分析和评价中有着不可替代的作用，一方面，学校主管部门可及时掌握院系教学活动的具体实施情况，了解各院系的实际教学水平；另一方面，可以为院系领导和专业负责人在制定或修订专业人才培养方案时提供切实有用的基础性材料。特别重要的作用是对提高专任教师的教学水平起到积极的推动作用，教师通过借鉴其他优秀教师的教学计划、教学方法、教学成果等，能够快速适应高校教学要求和提高自身专业教学水平。然而，大多数高校的只是完成教学档案的收集、签字、保存，然后将其束之高阁，只有当学校教学检查或各类评估时才拿出来看看，完全只是以教学档案实体保管为重点，轻视了教学档案的利用价值，没有体现出教学档案对后续教学活动创新意义、指导借鉴作用以及为教学工作服务的目的[2]。
（三）教学档案管理模式陈旧，难以发挥教学档案的作用
随着计算机的普及，教学档案资料本身来源就是电子格式的，但打印后还是采用审核签字再提交到系教学秘书处的提交方式，档案的管理还停留在纸质提交、手工收集、人工管理、手工查阅等管理模式。这种管理模式工作效率低、成效不明显，导致教学档案信息不能共享、利用率不高，也不利于交流等。
三、教学档案管理信息化的内涵与意义
教学档案管理信息化指运用计算机和网络技术对教学资料的收集、整理、存储、处理、传输、利用和开发，提高教学档案管理效率，实现教学资源共享，逐步实现教学档案的规范化管理。教学档案管理信息化以教学档案的数字化建设为核心、以网络管理化建设为平台、以信息人才储备为基本、以实现教学档案资源共享为目标。高校院系级教学档案信息化主要内容：一是把文件、图纸等原始的纸质教学资料扫描转化为可用的数字化档案，同时建立数字化档案信息管理系统（平台）；二是可实时、安全、准确、高效地查阅或提供给有关信息需求者使用[3]。
（一）规范了教学管理，提高了教学管理的效率和质量
因教学档案类型多、来源广、数量大，管理工作量大，采用传统的手工管理模式，则管理工作的效率和准确率低，管理效果差。教学档案的信息化管理可以严格规定原始数据输入，使得全校教学资料格式统一、分类明确，同时，教学档案库的建立可实现各系、教研室、各级教学管理部门间的资源共享和相互协作。所以，教学档案管理的信息化可以实现教学管理的程序化、规范化和科学化，既可提高教学档案的管理工作效率，也可提高教学管理质量。
（二）实现教学信息资源共享和信息的实时交换
数据库具有高共享性的特点，教学管理工作是一个系统工程，涉及到多个部门，而这些部门的数据又是相对独立的，如学生处的学生工作数据、教务处的教学数据、财务的学费数据、人事处的教师数据、各系的教学数据等等，多种数据来源、交换、传递和处理需要繁琐的人工过程，结果导致信息的传达性和准确率都不高。教学档案的信息化管理模式利用学校的共享平台，课使得教学数据有效地、及时地进行交换和共享，解决了各部门对教学信息资源的共享需求。
在教学管理过程中，教学管理人员是师生间教学信息交流的纽带，他们须及时获取和下达教学活动的信息，如教学任务的下达和收集，教师调停课的及时性传达等工作；为了提高教学质量，要在师生间进行教学意见的收集及反馈。教学档案的信息化管理，教师、教学管理人员和学生均可通过教学管理信息化平台及时地、灵活地进行交流，保证了师生间教学过程中信息的高速传达，这样不仅提高了信息的准确性，同时也加快工作进度和效率。
四、系级教学档案信息化管理对策
结合当前独立学院系级教学档案管理的特点和不足，系级教学档案信息化应着重围绕：教学信息资源的数字化、档案管理者的信息化意识和能力以及标准和规范这三方面去建设。
（一）做好教学信息资源数字化工作，实现教学信息资源整合和共享
进入21世纪，随着计算机、网络通信技术的在高校中不断推进和普及，成立于21世纪初的独立学院，计算机、校园网、Internet、移动通信网络等基础设施比较好，为教学信息资源的信息化提供了良好的条件。教学信息资源的数字化包括教学信息资源的管理标准化、存储数字化和利用网络化。按照教学信息管理部门制定的统一的电子文件格式，师生通过网络在线填报存放于数据库或传输移交给系部档案管理员或直接存入光盘保存，管理员再编目整理、定期归档；对于纸质版的原始资料通过扫描成JPG格式或转换成PDF格式，方便存储和查阅。笔者所在学院既有教务管理系统（包括教师管理、成绩管理、教材选定、选课、排课、课堂教学质量评教、考试安排、学籍管理和毕业生资格审核等）、科研管理和课外学分管理，另外，笔者所在系还自行开发了高校系级管理系统（包括教学管理、教师管理、教研室管理和科研管理等整个系级教学管理工作）并在全院推广使用。系级管理系统和学院的教务管理系统可以无缝互操作，达到档案信息资源共享的要求，加快了档案信息化的过程。
（二）提高n案管理者的信息化意识和能力
系级教学档案管理必须依托与学校的办公自动化（OA）系统开展教学档案信息化管理工作，为此，要求档案管理人员除了掌握常规的档案管理知识外，还须学习一些新的信息化技术和知识，如掌握Office软件、学校办公系统、教务管理系统、学生工作系统、移动办公服务平台的应用以及简单的网络安全和数据库技术。只有具有高素质专业知识和高技能的管理人员才能真正实现教学档案的信息化管理，才能精确把握本系的教学档案，才能有效地为教学提供相应的教学档案信息资源服务。为了提高档案管理人员的信息化管理素质，可通过学术研讨和经验交流方式邀请相关行业的专家来校举办培训班等。笔者所在学院从创办之初到现在，教务处组织了数据录入员、机关公文写作与文件处理等业务知识、“正方教务软件”使用等多次岗前培训，同时，还每年召开教学秘书培训交流会；图书信息中心举办了针对教学秘书的企业微信号移动办公平台应用培训。同时学院也专门开设了针对教学管理人员的培训班，极大地提高了教学档案管理人员的信息化管理业务水平，加快了系级教学档案管理向信息化管理的转变。
（三）建立健全档案管理信息化标准和规范
随着高校各项改革的不断深入以及校内外体制的变化，建立健全系级教学档案管理工作规范和标准是高校教学档案管理规范化、制度化、科学化的根本保证。为此，院系应依据《档案法》、《高校档案工作规范》等相关档案管理规范和规程，按照学校的总体要求，结合本院系的实际情况，制定出适合院系级教学档案信息化管理的规范和信息化的标准，统一院系级教学资料分类标准和管理方法，以便于实现院系级教学资料档案的信息化储存、检索和利用。笔者所在系按照学校的《日常教学管理规程》和《教学管理规章制度汇编》，制定了《计信系教学管理信息化规章制度汇编》，将系内的教学管理的各项工作做了严格、细致的规定，起到了承上启下的作用，成为了学校教学档案管理工作的有力补充。同时院系对教师的教学档案的产生、存储和管理进行了严格的规定，教学档案信息必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准。院系还用制度的稳定性、强制性和执行制度的严肃性来规范院系级教学档案工作，使教学档案建设和教学管理工作有章可循，促进了院系级教学档案管理工作规范化、制度化、科学化。
五、结束语
院系级教学档案管理的信息化是一个系统工程，也是一个循序渐进的过程，虽然笔者所在系在学校教学档案过程中取得了一定的成效并做出了一定的贡献，但随着国家对独立学院教育教学改革的深入推动，一些更深层次的问题和缺陷也会逐步发现[4]，因此，为了更好地服务于独立学院的院系教学工作，各独立学院应结合自身的实际，转变思路、勇于创新，在当前较有优势的信息化环境下进一步提高院系教学档案信息化管理水平，改进信息化管理方式，继续加强和推进信息化建设，充分发挥高校院系级教学档案的特点和优势，逐步建立起符合独立学院自身特色的信息化教学档案管理模式，以便更好地为教学管理工作提供全方位的资源服务，从而不断提高教学档案信息化管理的质量和水平。
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【关键词】基层工作；档案管理；行政执法；挑战
一、新形势下基层档案工作执行《档案法》的基本情况
（一）加强法制宣传，档案依法监管工作不断推进
认真履行档案行政监督指导职权，把握好工作的重点和实情，推动档案管理工作上新台阶、创新业绩。
1、充分利用馆藏档案资源优势，开展档案法宣传活动。
2、开展档案专项执法检查，高度重视档案工作，切实加强对档案工作的领导。积极组织开展基层档案年检工作，对机关、企业和中小学档案室进行检查。通过档案年检工作的开展，使全县档案工作逐步步入规范化、制度化、法制化轨道，提升了档案工作依法管理水平。
3、认真做好乡镇行政区划调整档案管理工作，严防档案资源的流失。
（二）夯实基础建设，档案馆功能发挥不断提高
基层档案工作者应认真履行岗位职责，充分发挥档案优势，在围绕中心服务大局、围绕民生服务社会中起到了积极的作用。
1、档案查询利用服务能力有效提升。
2、稳步推进档案管理规范化建设，开展行政村示范档案室和基层机关规范化数字档案室创建活动。
3、为保护和传承本地方言，积极开展“闽南话”语音建档工作，积极选定闽南话语言建档区域，完成闽南语录音录像及建档工作。
（三）全面开展电子文件和数字档案登记备份工作
按照上级文件精神，结合基层档案工作实际，按计划有序地推进各项工作的开展，不断深化档案登记备份工作，努力构建档案安全监管体系。
1、设立县级档案与电子文件登记备份中心，专门负责全县档案与电子文件登记备份的指导、协调工作。配置中心机房，采购专用设备。建立了登记备份管理信息系统平台。
2、结合基层档案工作实际，加大指导力度，确保各单位登记备份数据完整、质量可靠、程序规范，重点民生领域档案登记备份工作有序开展。积极完成基层民政局、环保局及人力保障局等重要涉民单位的电子业务数据登记备份工作。并开展了县人民医院病历档案登记备份工作。
3、为确保基层重点建设项目档案的齐全、完整和安全，根据上级文件精神，完成污水处理厂及配套管网工程的档案登记备份工作。目前，逐步开展基层重点项目档案登记备份工作。
4、开展重要档案数据异地备份工作，加强与其他档案馆馆际间的合作，建立了合作档案备份基地。
二、存在的主要问题
（一）档案馆建设亟待进一步重视
近年来，基层掀起了新一轮档案馆建设热潮，一大批现代化的档案馆相继建成。但是多数基层档案馆由于建成时间早，馆藏面积小，当前基层档案馆在档案保管硬件、软件方面已十分落后，不能适应新时期对档案管理与利用的要求。一是库房面积小，馆藏档案饱和，部分档案只能堆放在基层档案馆的走廊里。很多单位档案室长期漏水，导致档案生虫、破损霉变、字迹扩散，有的字迹甚至无法辨认。有的档案资料没有密闭保存，纸张严重氧化，一触即成碎片。二是档案库房存在自然灾害和消防隐患。库房内电线老化，缺少消防设施和安全保卫设备。对于地处东南沿海的基层档案馆而言，易遭受台风和暴雨等自然灾害的侵害。档案是一种不可再生资源，档案材料一旦遭受台风和暴雨等侵害，将是无可换回的损失。三是库房硬件设施陈旧，档案保管条件差。库房防潮、防尘等设施不全，档案保管质量堪忧，严重制约了档案工作的正常开展。四是难以适应档案信息化建设的步伐，当前档案工作的对象已从传统的纸质档案转移到新型的电子文档上来，目前基层档案馆已不适应这种变化。因此，基层新档案馆建设迫在眉睫。
（二）各机关档案室的建立和完善存在严重问题
1、档案工作的重视程度还不够平衡。机关档案工作的重视很不平衡，个别单位对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓方面还存在缺陷。从目前档案执法检查中发现，有的部门重要的业务档案没有及时整理、装订、归档，移交综合档案室，而是放置在职能各科室。客观上讲，行政执法档案、重要业务档案放置在职能科室可以方便查阅利用，归入档案室保管给调阅利用确实造成不便，但按照档案管理要求，不符合档案法规定。
2、档案室保管条件还比较差。多数基层单位还达不到档案管理“八防”要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，甚至连人都进不去，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位综合档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。甚至有些机关单位达到70%左右没有档案室现象，对档案整理、归档或保管利用，都存在很大完整性和安全隐患，这些都亟待解决的问题。档案室保管条件差的原因，从客观因素上看，有些单位办公用房比较紧张，单独拿出一间房子作为档案室的确存在困难，而有些相对有条件的部门设置的综合档案室整体上也不规范。甚至有极个别的单位根本没有对档案进行保管，档案资料像垃圾一样堆放在某一角落，势将造成档案资料的严重毁坏和遗失，这些问题的产生，最根本原因还是对档案工作认识不足，档案管理制度落实不够。
（三）档案管理现代化和信息化建设有待进一步加快
随着电子政务建设的迅猛发展，电子政务建设产生了大量的电子文件。为适应社会信息化的高速发展，档案管理必须采用现代化的信息手段。目前，基层档案部门及部分单位仍停留在原始的管理水平，档案查阅利用还停留在手工操作和条目注录阶段，档案管理和档案信息化建设严重滞后，影响着档案的查阅利用和快捷服务。同时，档案数字化基础薄弱，数字档案馆（室）建设滞后。档案数字化硬件严重不足，很少有单位配备符合数字化要求的档案信息采集、存储、利用等设备。各单位档案数字化管理软件标准不同，功能各异，共享性差，在一定程度上制约了基层档案数字化工作的整体推进。
（四）依法监管的力度有待进一步提高
一是《档案法》宣传还不够深入，档案工作还没有引起全社会的足够重视，档案工作有法不依的现象仍有存在。如不按规定进行立卷归档、移交档案，而造成档案丢失损毁事件时有发生，有些重点建设项目档案未按规定进行专项验收，重大活动档案不及时整理归档并按规定移交等。二是农村档案工作薄弱。不少村居、办事处、社区无档案室，对档案的整理只是通过简单的绳捆、箱装，有很多档案资料关系基层广大干部人民群众的根本利益。三是档案服务中介机构在发展中也存在一些问题，诸如管理水平低、人员结构不合理、技术水平低等情况。四是一些单位档案意识薄弱，重视不够，档案执法存在一定难度，一些违法案件没有得到及时有效查处。
（五）档案经费投入不足
档案的征集、整理、保护、抢救和开发利用需要大量人力物力投入，基层每年预算的档案办公经费与实际需求相比有较大缺口。各乡镇、各单位也要重视档案工作，保证必需的工作经费，配置符合规范要求的设备设施。同时，基层政府应在预算内，考虑增拨村级和社区建档的部分经费。
（六）档案队伍建设还需进一步加强
档案工作是技术性非常强的工作，面对档案服务领域的不断拓展，现代化管理要求的不断提高，馆藏量的成倍增加等一系列现实要求。不仅需要更多的人员从事档案相关工作，而且也决定了相关人员需时时刻刻保持同时代的同步性，需要不断补充自己的知识，学习新的技能。
三、问题应对策略分析
档案工作是记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的一项重要事业，档案工作从来没有像今天这样，在经济和社会生活中起着如此重要的基础性作用，而且一个国家、一个地区，经济愈是发展，文明愈是发达，档案工作的这种基础性作用就愈加明显。为发挥好档案工作对我县发展的基础性作用，基层档案馆应做好以下几方面工作：
（一）进一步加大宣传力度，强化档案法制意识
以档案管理为契机，加强档案工作领导。基层县府及相关部门要切实加强对档案工作的领导，加大《档案法》的宣传力度，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，树立全社会的档案意识和档案法制观念。要进一步抓好档案室的建设和管理工作，档案工作应列入绩效目标考核。同时，要将《档案法》的学习纳入领导干部学习培训内容，强化档案法制意识，提高依法管理水平，让领导干部理解档案工作，支持档案工作，重视档案工作。
（二）以档案新馆建设为载体，加强基础设施建设
按照档案事业发展的要求，加大投入力度，成立新档案馆建设领导班子，加快新档案馆建设步伐。新档案馆的建设要从文化建设的高度出发，坚持高起点、高标准和适度超前的原则，体现文化性、开放性、多功能性、现代性和标志性。要真正将档案馆的专项经费、档案信息化建设经费列入年度预算，并逐年增加档案事业经费的投入。
（三）以档案队伍建设为手段，提高综合服务水平
要根据国家和省有关档案馆人员配置要求，加强档案队伍建设，优化队伍结构，提高档案管理人员素质。加快档案信息化建设速度，积极转变档案管理模式，充分发挥档案的“四位一体”功能作用，进一步提高综合服务水平。继续加大档案执法力度，加强对机关、乡镇、行政村、企事业单位的档案业务检查、指导，加大督促力度，纠正档案管理中的违法行为，保证档案资源完整、安全入库，推进依法治档。
（四）进一步加大工作力度，强化档案业务建设
要进一步加强档案资料的收集、整理。要规范文书档案整理归档工作，加强科技档案、专业档案、声像档案、电子档案以及实物档案的收集。在重点工程、科研和设备更新改造项目验收前，依法做好档案验收工作。特别是加大对重大工程、重大社会活动及农业农村档案、社区档案、企业档案的收集整理规范工作。新设置机构要依法办理档案登记，机构撤、并、减要依法做好档案移交。对一些有价值的档案资料，要采取有力措施，尽可能抢救和补救，广泛进行征集。同时，正确实施对档案中介机构的依法管理，规范业务活动，保证其在规范化、法制化轨道上顺畅地运行。
四、结论
通过本文的分析可知，在新形势下，档案管理工作具有重要作用。为了保证基层档案工作行政执法能够取得积极效果，我们应认真分析基层档案工作面临的问题，并制定具体对策，促进基层档案工作发展，满足基层档案工作需要。
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