时间：2022-12-06 13:23:55
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农业科研所在科研、党政管理等项工作中形成的大量具有保存价值的文书档案材料，因种种原因不能完全归入到档案室里。所以，改革目前的文书档案管理工作，健全农业科研所的文书档案管理体制，使档案更好地服务于农业科研是一项十分重要的任务。
存在的问题
1.文件资料收集不完整
据了解，许多单位的文书档案都没有按规定进行分类管理，档案室虽然是一个单位档案管理的最高机构，但许多职能部门为了今后查找资料方便，把一部分文件、资料留下来不归入档案室统一管理保存，组织、人事部门也各自有自己管理的人事档案，而档案室又没法协调好这方方面面的关系，导致一个完整的档案有时被分割成好几部分。同时，因为农业科研所的主要工作任务是进行农业科研，大多承担了国家、省、市重点项目，科研人员对科研档案建档意识较强，也比较重视，但对文书档案却缺乏应有的重视。加上有些人对档案工作不够理解，一些重要的档案不愿意交到档案室存档，从而造成一些反映单位重大科研成就、经济利益、人员奖惩的文件材料得不到及时归档，影响了归档材料的质量。
2.文件资料归档过程中存在漏洞
目前，大多数单位都有一部分人兼职档案管理工作，他们负责对本单位在工作中形成的文件资料进行收集、整理、编目、立案、装订、归档。因大多数兼职管理人员流动性大，文化程度不同，工作性质不同，文书档案专业知识又不全面，哪些文件该归档，哪些不该归档，概念模糊，再加上有些部门领导对文件归档工作不重视，使得单位许多具有保存价值的文件不能如期、完善、系统地归到档案室，给以后的档案开放工作带来了许多困难。
3.人员管理和文件印制中造成浪费
卫生文化建设影响着卫生档案材料的收集归档、档案的价值和鉴定工作卫生档案的价值，表现为卫生档案客体对卫生主体的需求和满足程度，卫生档案价值受多种因素的影响和制约，呈现出大小不一的价值体现。对卫生工作管理决策有用的卫生档案，其档案价值要大于对卫生工作管理决策作用小的档案；而卫生档案价值的鉴定工作，有较强的主观性，受多种因素的影响；卫生文化建设作为卫生管理活动的重要组成部分，不仅是卫生档案信息收集的重点，同时它也影响着卫生档案信息价值的鉴定。在卫生档案价值鉴定过程中，要充分考虑卫生档案对文化建设的影响，鉴别卫生档案在管理过程和文化建设中发挥的作用，体现出卫生档案的价值，使卫生档案更有价值内涵，实现档案应有的价值。
档案文化在卫生工作中的作用
在新时期发展档案文化，对促进卫生管理工作和卫生事业发展具有重要的指导作用［5］。档案文化是人类文化的宝贵遗产档案是组织和个人在以往的社会实践活动中直接的第一手材料，是历史的真实记录和反映。档案文化是中国历史文化的基石，也是卫生工作重要基础。可以说，档案文化在卫生工作中，是承前启后，继往开来，传承文明的重要载体，它的传播和交流，极大地促进了卫生工作者的工作热情，增进了卫生工作者的智慧，丰富了人们的精神生活。档案文化作为一种文化现象，在先进文化建设中发挥着积极的作用档案文化的本质是记录、传播先进文化的重要载体。在人类文明的历史中，不同民族、不同国家、在不同历史时期，有着不同的文化传统，而卫生档案是卫生工作者从不同角度，把各个时期治病救人、预防和控制疾病、保障人民健康的工作结晶记载了下来，证明了历史，展示着未来。应该说，离开了档案，就不能深入地、科学地研究疑难疾病和更好地、有效地预防与控制疾病。档案文化是对公众和行业员工教育的良好教材档案翔实地记录了卫生工作者在实践中为保障大众健康而艰辛劳作与科研实践的过程，也反映了卫生工作者在保障广大人民群众健康和处置突发公共卫生事件艰苦卓越工作的历程。其中可歌可颂的先进壮举与光辉业绩，都是向人们进行思想和道德教育的生动教材。
树立卫生良好形象，实现卫生档案的文化价值
在日常保障人民健康管理过程中的全部活动，蕴含着卫生工作深厚的文化底蕴，包含了丰富的卫生信息资源；而卫生形象是社会公众对其工作行为产生的各种感知、认识、看法、感情的综合印象，是卫生工作者以体貌特征等形象表现出来的卫生文化［6］。卫生档案与卫生形象宣传，是卫生管理文化的不同层面，它们对卫生管理工作起到了积极的促进作用，是工作管理体系中不可缺少的一部分。良好的卫生形象，不仅能推动卫生系统内部管理活动规范化，还能在卫生系统外部产生巨大的推动力，为卫生工作带来不可估量的社会效果。在卫生档案中，记载的卫生工作者在成长、发展历程中所荣获的各种荣誉奖励和成果，都是树立和宣传卫生良好形象的典型素材。卫生档案与卫生形象宣传有密切的联系，卫生档案与卫生形象宣传都是卫生的宝贵财富，能为卫生工作创造良好的社会效果，对卫生工作管理和事业发展具有重要的促进作用。作为单位的信息中心，档案管理机构应当主动与宣传部门合作，积极开发深层次的档案信息资源，为卫生事业发展做好专题服务；在服务工作中，可以收集卫生荣誉档案，对荣誉档案进行人物索引、专题编研，通过对荣誉档案的整理与编研，提取代表卫生工作者的精神风貌和有较高价值的典型素材，编写先进人物宣传册，通过报纸、电视等媒体进行形象宣传，弘扬先进人物的高尚情操，发挥卫生先进模范作用，树立卫生工作人员的外在良好形象和卫生系统内部的先进人物形象，提升卫生工作人员的社会地位，增加卫生文化的知名度［7］。因此，卫生机构利用档案材料，挖掘档案信息资源，开发卫生档案文化价值，不仅拓展了卫生档案信息中心的档案管理和提供利用的职能，还丰富了卫生档案管理工作的内容，而且在很大程度上推动了卫生文化建设的进程，促进卫生管理工作和卫生事业的全面发展。
从1982年起，档案馆为地下库房(新馆即将投入使用)。档案馆工作人员立足现实，采取了较为可行的保护措施。1982年安装了防盗铁门，在每间库房门口均设置了10厘米高的防水隔段，并陆续购置了除湿设力求；1991年建立了较为系统的温湿度记录，加强了对库房温湿度的控制；加强库房的日常管理，做好防尘防虫、防有害气体等各项工作，开展档案的修复工作，修补、复制解放时期字迹褪变的档案450余卷。二、档案保护工作中存在的问题：
(一)库房与设备不符合规范要求。档案库房与设备是保管档案最基本的物质基础。地下库房的弊端显而易见：湿度高，不利于通风，不利于维护档案的安全。从维护档案的设备上看，存在单一、老化的问题。新馆的建成解决了档案保护工作最基本、最首要的问题。
(二)档案保护意识缺乏。档案保护工作是为利用工作服务的。当前由于过分强调为经济建设服务，在一定程度上导致了保护意识的减弱，表现在实际行动上就有所松懈。大的方面，如资金的投入，人员的安排；小的方面，如在接收、利用、整理、编研工作中忽视保护工作，修补档案未用专用浆糊，将档案放置地上，不注意防尘等。从中可以看出，档案保护意识在工作人员头脑中还相对淡漠。
(三)档案保护技术的培训研究不够，档案保护技术人才缺乏。
1培训不够。档案人员参加的档案培训，尤其是档案保护技术专题的培训相当有限。随着科学技术的发展，办公自动化的普及，档案的载体已呈现多样化的趋势，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例将有所增加。它们的保管、使用同纸制档案发生了根本变化。档案人员如果不随时补充知识，保护工作将无从谈起。各有关单位组织的培训不仅次数有限，而且由于资金、时间等原因难以保证参加。
2档案保护技术的研究不够。档案人员不仅要做好档案管理的日常工作，而且应加以总结、研究。在我局、馆人员撰写的论文、业务研究、调查报告中，很少有专门涉及档案保护技术课题的。
3档案保护技术专业人员缺乏。近几年，档案馆人员的学历、职称都有明显提高，但具有理论知识，又有丰富实践经验的保护专业技术人员却相当匮乏。档案保护技术是一门综合性的应用技术，档案专业人员虽有一定的理论知识，实际操作技能却很有限。
出现以上问题，也有某些客观原因：档案馆人员多是身兼数据职，征集、接收、整理、提供利用都要参与，难以保证“专”；部分保护技术很少接触，如裱糊、去酸等。
(四)制度不够完善。档案保护在档案馆的各项制度中都有所体现，但从总体上讲还存在着不深入、不细致的问题。在制度执行方面也存在一定的疏漏，由于人员少、时间紧，有的制度没有严格执行；工作只停留在表面上，缺乏必要的分析。
(五)财力投入不够。保护是一项专业性较强的工作，档案库房温湿度的控制、档案的修复、专门档案的特殊保护要求、专业培训等都需要相关的设备和资金为后盾。档案并无专项保护资金，使档案馆除维持日常的管理工作外，难以有足够的财力购置较为先进的设备及进行保护技术的开发、利用。如何进一步提高档案保护工作水平，我认为应当加强以下几方面的工作：
一、提高档案保护意识。认识提高了才能付诸行动。保护工作直接关系到档案的寿命，一旦遭到破坏，为经济建设服务也只会成为空谈。加强培训。开展、组织多种形式的培训、讲座。因档案保护工作的技术性较强，培训的内容不但要注重理论的指导，还要增强实际操作能力的培养，
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。
首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性
1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2、形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3、社会强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
二、档案数字化建设的内容
1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、有重点地抓好数据库建设
目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、档案数字化建设的步骤
1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。
2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考资料
1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《中国档案报》2000年第547期
1.1加强安全管理的教育宣传
任何管理工作都需要争取更多人的支持与拥护，而想要达到这一目的就必然需要加强相应的宣传教育工作。对于网络安全管理工作来说，它不仅仅是某一个部门或者管理人员的本职工作，想要切实加强档案数据库的安全管理就必须形成一个良性的管理环境，而凡是涉及到档案数据库使用的部门和个人都应该参与其中，应该加强所有人在档案数据库安全管理问题上的意识和能力。所以必须加强安全管理的宣传教育工作力度，宣传教育应该避免浮于表面，应该从各个部门的具体工作实际出发，将安全管理与日常具体工作有机结合。宣传教育形式应该多元化，授课式、辩论式、培训式等，同时重视同级单位之间的交流互访，为各部门工作人员提供更多学习的平台。在宣传教育的周期上应该采用定期学习新技术以及强化阶段性管理成果分析研究的方式，从而在思想上形成安全管理人人有责的正确认识。
1.2加强安全管理的制度建设
管理工作想要切实加强，离不开科学规范的制度及有效执行。因此必须针对网络环境下的档案数据库安全管理容易发生问题的所在进行进一步的制度调整和水平升级。首先，要加强数据库直接管理人员的责任制落实，对于某些极为重要的管理职务和管理项目应该推行终身问责制，从而切实保障责任的有效落实。此外还应该加强网络设备的维护保养制度及人员岗位制度建设，在坚持专人专岗避免职务交叉的同时，推行轮岗制，轮岗制能够有效避免长期占据同一职务而滋生的利己主义思想，同时也能够帮助相关岗位工作人员了解整个管理流程，从而提升岗位与岗位之间的协作性，确保整个管理工作开展更加科学有序并富有成效。其次，以安全管理工作为核心加强绩效考核机制建设。最后，要加强监督机制建设，在监督机制建设方面，要推行内外结合的监督约束建设原则，所谓内，就是内部审计，内部审计工作人员不仅包括熟识档案数据库安全管理的专门人士，同时也要包括社会专门审计机构的专业人才，这样一方面能够确保审计工作的精确性与实用性，避免走形式以及提升审计工作小组对单位的忠诚度，另一方面能够利用专门审计人员多年来从事同类型审计工作的丰富经验来提升审计工作的总体质量，帮助单位将审计工作推向更为科学、合理以及规范的发展方向。外部监督约束机制建设方面，就是加强与社会媒体的沟通协作，同时加大社会公众在舆论监督权履行方面的主动性与积极性，为安全管理工作打造一个积极的外部环境，约束其管理行为，促进管理工作质量提升。
1.3加强文化建设工作力度
现代社会，管理工作想要取得实质性的质量提升，除了要有科学严密的制度保障以外，更重要的是要让被管理人员从被动的应付管理转变为主动的参与管理，因此文化建设工作在现代管理工作中的重要性也日益体现，只有将制度融合于文化当中才能够让内部人员及被管理对象树立起遵守管理制度的自觉自愿意识，才能够激发他们参与管理的积极性与主动性。在网络安全管理工作方面，整个档案单位共同参与相互协作是重要内容，因此更需要让文化来推动制度的建立与执行，在制度确立、人员素质有效加强的同时还需要将制度转化为内在文化，促进工作人员的工作积极性与自律性。安全文化建设最重要的一环就是加强安全学习的组织工作，并通过与个人利益直接挂钩的形式激发工作人员的参与热情。
1.4加强数据库安全管理软件开发应用
首先，要加快专门化管理软件的开发及使用。当前市面上有许多信息化管理软件，但是档案数据库的管理工作不同于一般化的管理，它更多的在访问权限、访问时限、访问者身份以及信息机密性需进行严格控制等方面有更多且更高的要求，因此应该进行专门化的软件开发，软件开发虽然比成品软件购置需要花费更多成本，也需要进行操作技能的专门培训，但是也能够更好的实现上述管理目的，从而有效杜绝安全管理中的种种问题，因此应该用全局眼光看待这一问题，切不可顾忌眼前成本而放弃长远发展。
2.结束语
借助于图书管理系统，图书征订、新书登记以及图书编目等功能都可以有效实现，系统规范图书进库工作；预借、借书以及还书工作则属于流通作业，这样三种作业的工作量就可以得到根本减少。信息查询模块，则可以保证在各种条件下，都可以有效的查询和统计馆藏书；系统维护可以合理运用本系统，并且快捷迅速的解决随时出现的问题，条形码扫描也是系统所支持的，在实际使用的过程中，扫描枪在扫描图书ISBN图书编码时，从因特网上就可以将图书相关信息给下载过来，如书名、简介以及出版社等等，这样就可以最大程度的降低录入人员的工作量。
二、电子文件的归档与接收
电子档案的主要来源就是纸质档案，借助于传统的方法来收集、处理和鉴定文件，采用一系列的技术手段，促使库存档案的数字化得到实现，产生的电子文件符合相关要求。库存档案数字化之后，和传统的纸质文件相比，电子原件可以作为纸质元件的副本使用，因为依然可以有效的编辑和修改形成后的电子文件，同时，在网络上传和复制文档的过程中，人为因素发挥了较大的作用，那么就无法确定它的真实有效以及原始性。因此，在电子文件形成的过程中，就需要形成一份电子文件，将电子文件的静态和动态数据信息给涵盖过来，保证电子文件拥有齐全的信息，查询和辨别起来较为方便，这样才可以有效增强档案原始性，在较大程度上提升电子文件的利用程度，同时，电子文件的数据信息方面，也需要对人为干预进行减少，因此，就需要对系统自动提取产生足够的重视，档案管理人员如果发现了问题，可以向归档人发回。
三、电子档案的存储与备份
电子档案因为过分依赖计算机，那么就不够稳定，主要原因是计算机的硬件和软件产品不够稳定，随时都可能有意外情况出现，那么就需要科学存储和备份电子档案。要严格依据技术的发展要求来选择归档各种文件的存储形式，如文本文件、图像文件、音频视频文件等，可以选择不同的方式来存储电子原件，如数据库存储、光盘存储等，在选择的时候，需要充分兼顾用户的实际需要。因为计算机的稳定性无法保证，那么在档案管理中，还有十分重要的一份工作就是电子档案备份和恢复，这样才可以保证档案管理系统的安全和稳定。需要合理有效的备份网络备份、系统备份和数据库备份，同时，第三方介质也需要注意存储，比如可以将专用电脑以及专用的存储装置给应用进来，并且不接外网，这样档案管理系统的安全性和稳定性方可以得到保证，如果有意外情况出现，借助于备份信息，系统就可以得到有效恢复。
四、电子档案的检索和利用
我们需要注意的是，档案管理工作就是更好的服务于使用者，最终目的就是可以更加方便的检索和利用电子档案；在共享档案管理系统数据时，档案使用者在对需要的资料进行查找时，可以更加快捷和准确，将信息化的优势给充分体现出来。和传统的档案管理模式相比，电子档案对于档案的存在形式是一项根本性的革新，同时，对于档案的利用和查找方式也造成了很大的改变，可以更好的服务于档案利用者。同时，电子档案的维护性管理也需要引起人们的重视。在管理维护方面，主要利用用户权限来限制；维护下管理包括很多方面的内容，在数据库管理中，主要是进行一些日常的维护；查询浏览电子原件内各种动态数据信息等等。
五、结语
1.搜集散落民间的历史文化资源。
搜集资料是基础。虽然国家管理着丰富的群众文化艺术资源，但也有很多散落在民间。近些年来，由于人们生活水平的提高，群众的文化生活也渐趋丰富。民间的收藏市场十分活跃，收藏爱好者与日俱增。对于收藏爱好者手中的珍贵艺术资料，相关文化部门应当给予相当大的关注，可以采取收购或者征购的方法，然后给予捐赠者物质奖励及精神奖励。搜集工作不能仅仅限于国内。近年来不少研究资料表明，我国很多的文化艺术都流传在海外。相关人员可以通过互联网等现代科技来对散落在国外的文化艺术资源进行搜集和整合，或者在经济允许的情况下动身去国外进行“海外寻宝”。
2.把文化艺术档案的建设摆在重要位置。
要进行群众文化艺术档案的管理，首先要把它摆在一个重要的位置上，这样才能对其足够的重视。由于部分县市经济不很发达，可能在建设文化艺术档案时缺少资金，这样就使得档案管理人员身兼多职。进行群众文化艺术档案管理，先要为其配备几名业务能力好，责任心强的专职管理人员，这样才能使这项工作专业化，不至于被其他工作影响。而且要让管理人员认识到自己工作的重要性，让管理人员热爱自己的工作。在管理人员开展工作的时候，要上档次，要跟上时代的步伐。另外，专职管理人员要有足够的文化艺术知识，在收录的过程中，要对材料进行鉴定，要取完整，真实和具有保存价值的材料。要用辩证的观点去考证，去伪存真，科学划分各种档案，提高文化艺术档案室的质量。
3.政府拨款。
经济是开展活动的基础。没有物质保障，建设文化艺术档案只能成为一个口号，一个美好的愿望。我国是社会主义国家，国家可以进行强有力的宏观调控，建设文化艺术档案，需要国家的经济支持。政府要对其进行专门的拨款来为其提供强有力的物质保障。相关部门可以利用这部分专门款项来进行档案室的搭建，使艺术资料得到妥善的保管，还可以购进一些先进的设备，要求专业人员把相关文化资源以图像，文字，影像等方式记录下来。
4.联合社会力量。
群众的力量不可小觑。其一，政府通过网络、报纸、电视、展览等形式，为文化艺术进行宣传，提高群众的关注度，激发群众对文化艺术的兴趣，使群众自发把自己所藏有的档案或文化艺术资料捐赠出来。即便不方便捐赠出来的，也可以使他们积极配合，为他们手中的文化艺术资料做个备份，把这份遗产保留下来，为我国文化艺术的多样性增添一抹色彩，为更多人了解这一文化艺术形式做宣传。其二，联合社会力量，成立文化艺术档案征集基金。基金的捐赠可以是团体，也可以是个人，这样可以减轻政府的财政压力，也使得群众更有参加的积极性。
二、群众文化艺术档案利用
管理与利用是群众文化艺术档案的两项重要内容，管理是前提，利用才是根本目的。群众文化艺术档案种类繁多，内容丰富，搞好群众文化艺术档案的开发，挖掘出其内在的价值是十分重要的。
1.为领导决策服务。
群众文化艺术档案中包含了很多对群众文化艺术事业发展有业务指导作用的资料，那是许许多多的人通过实践总结出来的经验，具有很强的说服力。从档案中选择出有价值的材料，给馆内领导提供科学、正确的理论依据，为馆内领导做出正确的决策服务。同时，将这种材料整理出来上交上级领导，使各个职位的领导们都可以作为决策的参考。
2.为文化艺术研究提供材料。
群众文化档案中含有五十年代至今多年来编写人员汇合整理的素材，后经过不断的补充，收集，整理，完善，详细的记录了文化艺术工作者的过去和现在，见证了文化艺术事业的兴衰，饱含了几代人的心血。这样用几代人的光阴谱写的档案，内容极为丰富，为后世研究文化艺术提供了强有力的历史资料。
3.丰富群众文化艺术生活。
群众文化艺术是群众在日常生活中创造出来的，自然也要“回归”到群众的日常生活中去。群众文化艺术整理成档后不能被束之高阁，仅仅成为尘封起来的记忆，而是要使它们更好的为群众的文化艺术生活服务。为了让更多的群众更好的了解文化艺术，文化馆内的专业干部，业余作者开办讲座，对部分作品评论，鉴赏和讨论，使群众畅所欲言，带动群众对于文化艺术的积极性；发挥现有影像资料的作用，复制文艺资料，在中小学，单位，企业中广泛宣传，帮助基层搞好群众文化活动；举办类似写作，摄影，摄像的比赛，将比赛过程以及重要人才的简况录制下来，在重大活动中进行展览，让群众看到文化建设的成果；将死档案变成活灵活现的艺术形式，例如可以将其改编成话剧，电影等群众喜闻乐见的艺术。群众文化艺术档案中记载了各门类人才的文化艺术成就，它所涉及的一系列专业技术成果都历历在目。档案中所提供的资料可以有效地证明各门类人才的业绩，有利于认定和核实。既防止了个人因年代久远而造成的疏漏，又有利于调动艺术人才的积极性，使他们更好的创作出群众文化。
4.宣扬中国群众艺术文化。
对于群众文化艺术档案的建立，不仅要把珍贵的历史文化资料保存下来，还要发扬出去。群众文化事业单位在开展业务的过程中，可以同国外相关单位联合举办，这样，有利于将中国群众文化发扬出去，在海外传播开来。有利于文化之间的传播和交流，更可以吸收国外的先进文化，来发展中国群众文化，使群众文化的艺术形式和内容更加丰富。传播到国外，也有利于中国文化与海外文化融合，，共同为文化的多样性做贡献。
三、结语
纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。
2环境条件影响的差异
2.1温湿度影响的差异
不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45％-60％，而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。
2.2灰尘影响的差异
灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。
2.3外来磁场和机械震动影响的差异
磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。
2.4光线和有害气体影响的差异
光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线，特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
3技术寿命的差异
纸质文件一旦形成，其制成材料—纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。
4信息保护的差异
作为基层档案室的指导和管理部门，区县档案局在档案室信息化建设中起着举足轻重的作用。由区县档案局搭建辐射整个区县内各基层单位档案室的社区云名至实归。社区云具有四个特点：1.区域型和行业性。2.有限的特色应用。3.资源的高效共享。4.社区内成员的高度参与性。区县档案局可以借鉴深圳大学2011年搭建的国内首个社区云服务平台进行区县档案社区云服务平台的建设，搭建以云主机、云存储、云数据库为主的IaaS服务，结合社区内的基层档案室信息化建设的需求共性，整合社区内网络互连优势和技术，提供一系列服务内容。例如基层档案室自助建站、档案公开信息查询、档案工作视频会议、不档案资源上传下载、档案工作线上指导、档案工作宣传平台、档案继续教育线上授课等具有档案工作鲜明特色的SaaS服务。并借由这一平台对区域内各基层档案室进行统一管理和服务，实现面向社区内基层档案室需求的云计算服务模式。
二、以私有云技术搭建基层档案室信息服务平台
在高度提倡加快企事业单位信息化建设步伐的今天，私有云技术至关重要。目前，企事业单位的档案数据一般存储于中心机房服务器和个人计算机中。储存于服务器的数据一般采取磁带脱机备份方式确保数据的物理安全。但是个人计算机数据备份会由于人为或移动介质出现问题等因素丢失甚至泄密，档案信息安全始终存在隐患。有别于公共云全开放平台，私有云能够有效地提供可靠、安全和高速的资源存储、整合和监控技术。作为企事业单位私有档案信息服务平台，私有云不会因为市场需求、技术支持、公共服务器不稳定等企事业外部因素的重大干扰而造成数据丢失甚至停止使用，可以有效地保护企事业单位档案信息数据的安全与稳定，从而有效提升数字化档案室的建设与管理水平。此外，在私有云技术支撑下数字化档案室可以强化内部信息资源管理、利用、共享、加密和备份等功能，如遇到突发事件可以作为重要应急措施之一，最大限度恢复档案工作。
三、社区云与私有云的交互合理应用
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