修改建议要以针对每位作者的修改能力、作品的可修改空间、可挖掘的潜在价值和便于作者理解的行文用语方式撰写，兼有议论和说明2种功能，没有也不可能有固定格式，但有3条原则在写作时应当遵循。

1)说理充足。要使建议起到比指令更强悍的作用，编辑可使用的最好工具就是说理。理由充足一方面可说服作者按照建议修改并坚定修改信心，另一方面也彰显了编辑对论文的透彻理解及负责任的态度。

2)语言要有较大感染力。编辑与作者是平等关系，修改的理由充足也不一定能起到所想要的作用，加上语言的较大感染力则有望取得最佳效果。所谓感染力就是语意上要显示出说理的威严，语气上要显示出对作者的尊重，语言艺术上要有吸引力。

3)文字表述要准确、简练、易懂。准确就是编辑把自己的修改意图准确传达给作者，而编辑要想准确表达自己的想法在语言文字的组织上还需下一番功夫，关键不在于编辑自己想要做什么，而是能让作者按自己的意图去做。简练，简是简短，编辑修改建议不是长篇大论，不宜过长;练是精练，最精练的程度是不能增损一字。实践证明，编辑用语言文字表达自己的思想不难，难的是能针对“一文”、能让“一人”具体理解自己的思想。好的修改建议的最佳境界是不仅一次退修成功，而且要修改至完美超值，同时要让作者感觉修改难度不大。