编校是科技期刊出版的重要环节，直接影响着期刊的质量，人们从多种角度对此进行了研究。文献中对科技期刊的编校排版流程进行了分析和优化，在此基础上可知，若作者在构思写作阶段能得到投稿要求、写作注意点的一些提示且能按照提示进行写作，对于后续环节中的编辑、校对、排版、修改的工作量的减小有相当大的影响，能有效减少流程所用的时间，并且可以提高期刊的质量。而从文献中对于知识管理体系的研究可知，要达到上述要求是完全可行的，可以建立该环节的面向作者的流程知识管理体系来解决上述问题，也就是建立期刊的投稿模板。目前网络上可搜索到很多期刊的投稿模板，但通常是简单的格式说明、字数要求、摘要要求和参考文献要求等。这对于有自身特点的科技期刊尤其是综合类科技期刊的后续流程环节的效率提高和质量提高的作用并不大，有时这些投稿模板的内容还分布在几篇文档里，作者查阅使用不方便。如何建立一份既实用又方便使用的投稿模板呢?这需要考虑到特定的期刊的具体情况，包括期刊刊登的内容特点以及期刊自己的流程体系特点。以下以《同济大学学报(自然科学版)》为例进行投稿知识管理体系即投稿模板设置的研究。

1实况调研

《同济大学学报(自然科学版)》在实践中对编校人员的编校时间分布进行统计分析发现，大约一半的时间用于处理2类内容:一是对作者投稿论文中不符合出版规范的内容进行修改，如摘要不合要求、上下文字母含义不一致、图的坐标不完整、表格不是三线表、参考文献格式错误等。二是由于期刊版面有限需对稿件内容进行精简从而引起的上下文可能不一致进行反复地校对编辑。每修改一次，需要对排版人员的改后稿进行“三校一读”，工作量很大，同时每次还要分出精力关注排版过程中不小心引入的错误。在编校人员进行上述2类内容的修改时，不可避免需要作者的配合，而作者在稿件经过了专家二审、编委复审、主编终审的修改后，已经“看得想吐”，在这种心理疲惫、士气低落的情况下，要保证出版质量需要编校人员付出额外的努力。但当编校人员的努力很大程度上集中于这些内容的修改时，将会错过隐蔽的但更值得关注的内容的编校，仍然对编校质量不利。所以需要针对这2类内容设置投稿模板，让作者在论文构思阶段便考虑到表述的规范性，从而避免后续流程中的大幅改动;在写作时便按期刊出版格式排版，便于后续流程编辑人员对版面的估计和接排，从而减少这2类问题引起的障碍，提高编辑的效率和质量。投稿模板包括了2个基本模块:一是形式，即版式;二是内容，即写作注意事项。

2模板设计

2．1模板内容设计

模板包括版式和写作注意事项2个内容，分别叙述。

2．1．1版式

版式即平面设计刊物的版面格式，具体指开本、版芯(包括书眉及页码)和四周留白的尺寸，正文的字体、字号、排版形(横排或竖排，通栏或分栏等)、排列地位(包括占行和行距)，还有目录和标题、注释、表格、图名、图注、标点符号、书眉、页码以及版面装饰等项的排法。投稿模板根据我刊出版的版式在Word文档中设置，在整体形式上，与我刊出版的格式完全一致。从标题开始到参考文献结束的正文部分，含有主干部分的形式内容，如中文标题、作者、单位和邮编、摘要、中图分类号、文献标志码、前言的内容、一级标题、二级标题、三级标题、结语、参考文献以及示例等等，同时包含了格式内容，如中文标题格式标注为“黑体20号、段前2行段后0．5行、单倍行距”，同时“中文标题”的这行文字的格式就是黑体20号、段前2行段后0．5行、单倍行距，如作者名(英文)格式为TimesNewＲoman10．5号、斜体，同时这些字就表现为斜体TimesNewＲoman10．5号。标题上行非正文的内容，同样也是我刊的出版格式，包含了文章编号、DOI号，并提示作者，这些由编辑部填写。页脚的内容也是我刊的出版格式，包含了收稿日期、基金项目、第一作者、通讯作者，并提示作者有些是不必须的。对于页眉，与本刊格式不同，留的是空白，主要是为了方便分辨哪篇是原始稿，哪篇是排版后稿。为了方便作者使用版式，模板中除了列出期刊出版形式的全部主干内容形式(如论文标题、作者、摘要、中图分类号、一级二级标题和参考文献等)，并且相应的全部文字都按期刊出版格式设置好，即所见的文字字号、正斜体等就是期刊出版的格式。这样对于这份模板，作者最简洁快速的使用方式是删除掉原文文字，填入自己的文字，这样直接生成了本刊出版格式的论文。当然，为了有些情况下作者排图表时的某些需要，也列出了相应文字的字体、字号、行距等，以方便作者自行设置、调节。这样设置版式的优点是，编辑人员拿到发排稿件时便大致能估计出全刊版面，要是所选稿件的页数过多或过少，可以换几篇稿件来调节，避免了以前没有投稿版式情况下为了符合期刊固定版面而反复精简、修改的情况，这种情况下有时到三校稿时才能定稿。按期刊出版版式进行写作不但节约了编校人员和作者以及排版人员大量的用于修改的时间，并由于在流程中尽量早地做到了“齐、清、定”，有利于论文质量的提高;而且投稿论文便符合出版版式，对于未来的提前在线出版提供了便利条件。

2．1．2写作注意事项

对实际编校过程的编校人员的时间分配进行过统计，发现很大比重的时间用于矫正作者稿件行文中不符合出版规范的地方。不符合出版规范的内容形式多样。简单的内容如文献格式不规范，这些内容由于相对独立，编辑修改花的时间相对而言还不算多。复杂的内容如字母与含义不一一对应，通常“i，j，k，m，n”这类字母的同一个字母会在上下文中表示不同的含义，这由于作者文中既引用了他人的论文公式体系中的这类字母，又在自己公式体系中使用并定义了这类字母，造成了上下文不一致;有些情况下也没涉及引用他人论文中的公式，也就是由于作者论文中公式太多，自己没注意导致同一个字母上下文中含义不同。遇到字母与含义不对应这类问题的编校人员都能体会到在“三校一读”中为此多花了多少时间，尤其是上下文涉及问题字母的公式很多的情况下。为了有的放矢地提醒作者写作注意事项，需要获得作者写作中高频出错的并且是给编校过程带来很大麻烦的内容，所以首先对近百篇作者原始稿件进行统计分析，获知公式里的字母表示、字母含义、表格形式、参考文献等等常常容易出问题，将这些常常出问题的内容进行分析整合，提出正确的做法作为写作注意事项，将此放入投稿模板，获得了结果为导向的流程任务描述。模板中写作注意事项涉及几个大项，包括摘要与关键词、正文字数与内容要求、物理量和单位、图与表、参考文献。这些注意事项的内容细分为两大类，一类是如何进行更好的表述，如中文摘要的建议字数和希望包含的内容，英文摘要的语态以及它与中文摘要如何对应等;另一类是如何避免坏的表述，这是重点，在统计中发现，正是这些内容大量耗散了编辑人员、作者、排版人员的时间。后者的内容在统计中发现，主要有3大类:一是物理量与单位;二是图与表;三是参考文献，这些都是在以往的稿件中总结出来的高频需修改处。例如，关于量与单位，其中的物理量的表示错误很多，除了前述的上下文中使用一个字母表示不同含义或不同字母表示同一个含义，还有如，不表示指数或导数的字母放上标，非变量、普通变量、矩阵、矢量、张量等的黑白体、正斜体等，具体内容见图1。在近两年的我刊实际使用中发现，这些内容的解决，有效提高了编校效率和编校质量。

2．2模板形式设计

针对我刊具体情况得出的模板内容对我刊后续流程环节的效率与质量是有实用价值的，但如何方便作者使用仍需仔细考虑，即以什么形式呈现可方便作者使用。这在模板中体现为以下几点:1)内容融合。将作者在该环节需要了解的所有内容融合在一份文档中展示，其中包括论文结构、写作表述注意点、相关出版规范的代号、名称等以及期刊的版式等。作者只需查阅这一份文件，不需在不同的投稿要求文件间切换、思考、提炼，比较节约时间。2)可拿来即用。对于排版格式，作者其实不需要花时间自己设置，最方便的使用方法是抹掉模板中的文字，直接在相应处写入自己的文字。而且模板中也有论文结构，包括了标题、作者、单位、摘要、各级标题、参考文献，也都是可以直接使用的。拿来即用易于作者使用。3)有示范作用。模板中很多内容的写法也是根据期刊要求来做细节的，如摘要，我刊要求写目的、方法、结果、结论，模板的摘要正是针对本模板设置的目的、方法、结果、结论来写的，相当于写作举例，可以给作者写作时参考。4)有小贴士。如在“版式”中提示作者如何使用比较方便，如参考文献，虽然指出了其国标的代号和名称，但还是在文末参考文献处列出了常见几种文献格式，供作者参考格式，这样作者很多时候并不需要花时间去查阅国标内容。

3展示平台

获得的模板不但需要实用、方便使用，而且需要有效地推送给作者，让作者容易获取，不便获取其使用效果必然不佳。可以通过网络和纸版的方式推送。通过网络展示有几种方式:如放在期刊自己的网站“投稿须知”处，在实践中发现作者容易查看这部分内容并按照要求写作，当期刊尚未有自己的版式要求时便发现有些作者的投稿论文是用的其他期刊的版式，所以作者对投稿要求是有需求的，会关注“投稿须知”;现在很多期刊有自己的稿件系统，可以将投稿模板镶嵌入稿件系统，在投稿时弹出询问，是否按投稿模板中要求写作了，提示作者根据以往调查结果按要求写作将大幅减少作者后期的修改工作量而且提高论文的出版质量;再如很多期刊也有了自己的微信平台，可以在微信平台上推送。对于在纸版期刊上推送，可以在封三或补白处体现。在网络上展示时，可以配合投稿－编校－出版的流程图，那么作者可以更容易理解这个任务描述的投稿模板的意义，从而更易在写作时考虑使用模板中的投稿注意事项，切实发挥模板提高流程效率和质量的作用。